Cat costa un sistem ERP? Ar trebui sa nu fie nicio surpriza ca raspunsul la aceasta intrebare incepe cu "Depinde...". Depinde de numarul de utilizatori. Depinde de nivelul de complexitate al solutiei. Depinde de dimensiunea si complexitatea proiectului de implementare. Si depinde daca vrei sa achizitionezi si sa instalezi si hardware impreuna cu soft-ul cel nou, daca vei continua sa folosesti infrastructura hardware existenta (eventual cu imbunatatiri), sau vei opta pentru un sistem gazduit - SaaS (Software as a Service).
Niveluri de ERP
Sistemele ERP si producatorii lor sunt incadrati de obicei in doua niveluri de pret/performanta. Nivelul 1 include cele mai mari sisteme si cei mai renumiti producatori, care deservesc cele mai mari companii. SAP si Oracle sunt cei mai mari dintre cei mari. Nivelul 2 este cel pentru firmele medii si mici. Synapsa Cloud ERP face parte din aceasta categorie. Preturile acestor sisteme variaza bineinteles in functie de categoria de referinta.
Costurile de implementare
Pretul software-ului este doar o parte din costul total al unui sistem ERP. Urmand o regula obisnuita, putem spune ca pretul pentru software este de 30% din costul total, pretul pentru hardware ar putea fi de inca 20% iar restul de 50% din total merge la serviciile de implementare, conversia datelor si instruirea utilizatorilor. Bineinteles ca aceste procente pot varia, dar esentialul este urmatorul: nu software-ul constituie ponderea investitiei ci mai putin de jumatate - in unele cazuri poate ajunge chiar pana la 10% din total.
Cu cat este mai complexa o solutie, cu atat va fi mai costisitoare implementarea. Producatorii si/sau integratorii considera aceasta problema foarte provocatoare si incearca prin diverse metode sa simplifice procesul - cu mai mult sau mai putin succes. E suficient sa spunem ca sistemele mai putin complexe necesita o implementare mai usoara, mai scurta si mai ieftina.
TCO (Total Cost of Ownership)
Costul unui sistem ERP trebuie vazut in contextul timpului de la punerea in folosinta si pana la incetarea utilizarii, ca si cost total de exploatare. Sa consideram costul total pentru software, hardware si implementare, plus alte operatiuni, suport si intretinere, pentru o perioada rezonabila de utilizare (cel putin 5-7 ani). Majoritatea furnizorilor de sisteme ERP percep o taxa de mentenanta anuala in valoare de 18-20% din pretul de achizitie - si de obicei merita toti banii. Un contract de mentenanta va asigura beneficiarul cu suport continuu (telefonic si web-based), servicii de reparatii ale disfunctiilor (bug-fix), actualizari ale sistemului pentru a fi in concordanta cu legislatia si notatile tehnologice din industria IT.
SaaS (Software as a Service)
Anumiti furnizori de sisteme ERP ofera si posibilitatea utilizarii acestora in regim SaaS (Mnemos Synapsa este disponibil si in aceasta meniera). SaaS este o modalitate de utilizare a sistemului pe baza unui contract de abonament lunar sau anual. Acesta nu necesita licentiere si nici costuri pentru hardware sau sisteme de operare, dar costul anual sau lunar va fi mai mare decat costul de mentenanta in cazul licentierii. TCO este de analizat si in aceasta situatie pentru a vedea care din cele doua metode de utilizare este cea preferabila.