Echipa firmei
Cele mai mari beneficii la implementarea sistemului Synapsa ERP sunt din integrarea tuturor operatiilor si punerea tuturor datelor in comun.
De aceea, utilizatorii sistemului sunt, cel mai adesea, din toate ariile de activitate ale firmei.
Introducerea datelor - direct de la sursa
Exista uneori temerea ca anumite persoane din firma nu vor putea opera intr-un program, fie el desktop, online, pe calculator, tableta sau telefon.
Dupa o experienta de peste 30 de ani, dupa ce in vremuri indepartate abia se inventase mouse-ul :), va putem spune ca este o temere falsa.
Oamenii sunt mult mai inteligenti, agili si deschisi sa lucreze in programe decat se presupune adesea - si asta chiar daca tinem cont de varsta, studii sau aria geografica de bastina.
De aceea, este recomandat ca fiecare sa introduca datele "lui", din zona unde el este specialist. De exemplu, daca gestionarul cunoaste cel mai bine articolele din depozit,
aceasta cunoastere este adesea cu mult mai pretioasa decat cunoasterea generala de operare intr-un program - si ar fi poate mai greu de dobandit.
Si aici nu ne referim la bauturile acidulate ci, sa nu uitam ca multe firme au in depozite tot felul de dispozitive, agregate, marfuri sofisticate sau chiar plante exotice.
Deci cand abilitatea de a intelege aceste marfuri intrece cu mult in complexitate abilitatea de a introduce date intr-un program, crezi ca este de preferat
ca cei de la contabilitate sa aiba in raspundere gestiunea cantitativa a stocurilor? Nu - pentru ca vor incurca marfurile - si acest lucru se intampla adesea in situatii similare,
iar efectul este doar dezordine si haos. Iar vina pentru aceste incurcaturi nu va fi a celor de la contabilitate, intrucat specialitatea lor este contabilitatea si nu ingineria sau horticultura, de exemplu.
Identificarea atributiilor individuale
Intotdeauna in firma, rolurile membrilor echipei sunt diferite. In firmele mai mici exista cumul de functii, astfel incat o singura persoana poate ocupa mai multe posturi si are in sarcina multe atributii si variate, dar
de obicei nu in volum foarte mare fiecare (altfel nu ar putea face fata in 8 ore de munca pe zi). Cu cat echipa este mai numeroasa,
cu atat atributiile individuale scad ca numar si cresc in volum. In faza de implementare in Synapsa, trebuie avute in vedere toate persoanele care vor avea rol in sistem si
identificate atributiile personale.
Roluri de acces
In functie de atributiile identificate, se definesc in Synapsa rolurile de acces. Rolurile sunt stabilite dupa grupuri de persoane cu aceleasi atributii.
La aceste roluri se configureaza drepturile de acces la anumite aplicatii din suita Synapsa, iar in cadrul aplicatiilor, se poate da dreptul de acces la anumite
meniuri si functiuni alese punctual.
Dupa definirea rolurilor, utilizatorilor li se acorda aceste roluri individual.
Exemple de Roluri de acces
Exemplu: - O firma care produce mobila in serie si la comanda si are 4 magazine de vanzare cu expozitie.
Roluri:
- echipa de vanzari: in fiecare magazin cate doua persoane cu atributii de: ofertare, facturare, incasare
- echipa de productie: inregistrarea productiei si a consumurilor de materii prime
- gestionari: achizitii de materii prime, transferuri de marfuri si produse intre magazine
- contabili: verifica inregistrarile contabile produse in gestiuni, vanzari si productie, introduce extrasele bancare, cheltuielile de la terti, s.a.,
realizeaza inchiderea contabila si deflaratiile fiscale
- conducere: analizeaza rapoartele de vanzari, de productie, de eficienta firmei, aproba platile, etc.
Exemplu de configurare a unui rol de acces
Exemplu pentru rolul de reprezentant de vanzari din "Echipa de vanzari"
Acest rol va avea acces la programul de vanzari, care contine toate cele necesare pentru ofertare, facturare,
incasare si programarea livrarilor.
Optional, poate avea acces la programul de contracte, unde va putea sa inscrie comanda, inclusiv datele de livrare angajate si alte detalii
(astfel se vor putea face analize instant de profitabilitate la nivel de comanda/contract).
Optional, poate avea acces in aplicatia de gestiune, numai la lista stocurilor, pentru a vedea in timp real daca anumite materii prime sunt deja aprovizionate (de exemplu, un anumit tip de foi de pal),
pentru a putea da un timp de livrare cat mai exact.
Optional, poate avea acces la aplicatia de financiar, iar in cadrul acesteia doar la cateva functiuni, ca de exemplu:
- listarea fisei de casa, aferenta casieriei magazinului respectiv
- acordarea de avansuri de trezorerie (pentru acoperirea cu numerar a cheltuielilor locale cu combustibili sau mici aprovizionari)
- retur avans de trezorerie
- depunere numerar in banca
- transfer de numerar catre alta casierie sau casieria centrala.
Drepturile punctuale pentru aceste operatii pot fi acordate rolului "Echipa de vanzari", in aplicatia Synapsa Administrarea Accesului.
Pentru a se autentifica in Synapsa, un utilizator trebuie sa fie definit in aceasta aplicatie.
Dupa autentificare, utilizatorul vede numai aplicatiile la care are acces rolul in care este el incadrat.
Citeste mai mult despre Securitatea autentificarii
Accesul la una sau mai multe firme
Un utilizator poate avea acces la mai multe perechi FIRMA/ROL, astfel incat la o firma poate avea un singur rol.
Dupa autentificare, utilizatorul vede in lista de firme numai acele firme la care i-a fost acordat accesul.
Mai mult, dupa autentificare, utilizatorul vede aplicatiile aferente rolului in care este incadrat la prima firma din lista de firme la care are acces, luate in ordine alfabetica. Daca schimba firma si in acea firma este incadrat in alt rol, lista de aplicatii se va schimba in mod corespunzator.
Asistenta la definirea rolurilor
In faza de implementare si ulterior, ori de cate ori este necesar, echipa Synapsa va ajuta la definirea rolurilor astfel incat obiectivele firmei sa fie cat mai bine indeplinite.
Obiectivele sunt cele de mai jos, nu neaparat in aceasta ordine.
Obiectiv 1: Confidentialitatea datelor
Utilizatorul care are un anumit rol nu vede in aplicatie decat "butoanele lui". In acest fel, nu are acces la informatii care nu sunt in sfera de activitate proprie.
De exemplu, reprezentantul de vanzari, din exemplul de mai sus, nu are acces si la registrul de banca, in cadrul aplicatiei Financiar.
Obiectiv 2: Usor de utilizat
Prin faptul ca fiecare utilizator vede numai "butoanele" proprii, el nu va fi "dezorientat" de existenta in program a multor elemente, si va fi responsabil de utilizarea unui
numar relativ mic de elemente. De unde rezulta claritate si usurinta in utilizare.
Proceduri interne
Este recomandabil ca beneficiarul sa intocmeasca un set de proceduri pentru fiecare rol. Acestea pot fi exprimate simplu si concis si puse la indemana salariatilor, astfel incat,
chiar si in eventualitatea fluctuatiei de personal, activitatea sa poata sa continue cat mai curgator. Echipa Synapsa va poate ajuta in privinta bunelor practici
de intocmire a procedurilor de operare.