Separarea informatiei in cadrul echipei
In acest articol descriem metodele prin care Synapsa poate ajuta la asigurarea unui nivel de confidentialitate ridicat.
Primul pas este definirea de Roluri de acces si incadrarea utilizatorilor in aceste roluri.
Dar in cadrul aceluiasi rol, uneori apare necesitatea separarii informatiei si mai mult.
Exemplu
Exemplu: - O firma care produce mobila in serie si la comanda si are 4 magazine de vanzare cu expozitie.
Roluri:
- echipa de vanzari: in fiecare magazin cate doua persoane cu atributii de: ofertare, facturare, incasare
- echipa de productie: inregistrarea productiei si a consumurilor de materii prime
- gestionari: achizitii de materii prime, transferuri de marfuri si produse intre magazine
- contabili: verifica inregistrarile contabile produse in gestiuni, vanzari si productie, introduce extrasele bancare, cheltuielile de la terti, s.a.,
realizeaza inchiderea contabila si deflaratiile fiscale
- conducere: analizeaza rapoartele de vanzari, de productie, de eficienta firmei, aproba platile, etc.
Prin definirea rolului "echipa de vanzari", ne-am asigurat ca reprezentantii de vanzari vor avea acces in aplicatie numai la acele functiuni specifice activitatii lor si nu vor avea acces
la alte date, cum ar fi salarii sau date financiare.
Dar intrucat acesti utilizatori sunt incadrati in puncte de lucru diferite, este necesar ca ei sa aiba acces la informatii segmentate numai in aria lor de actiune.
Exemple:
- Contractele/comenzile realizate de fiecare magazin in parte
- Gestiunea aferenta expozitiei locale cu vanzare
- Casieria magazinului respectiv
- Carnetul de facturi, chitante, etc.
Pentru aceste situatii, in Synapsa exista un nivel superior de separare a datelor.
Sa nu uitam ca unui dintre scopurile principale ale implementarii unui sistem Synapsa ERP este acela de a reuni cat mai multe sau toate activitatile firmei si
toate centrele, punctele de lucru, departamentele
in acelasi sistem. Numai astfel se pot obtine beneficiile majore urmarite. Lucrul pe baze de date locale, separate, nu poate duce la obtinerea unui sistem unitar si sinergic.
Pe de alta parte, secretizarea informatiei, obtinuta de la sine in baze de date locale, este obtinuta in Synapsa prin configurarea politicilor de securitate si confidentialitate,
politici care sunt respectate cu integritate de care sistemul informatic.
Grupuri de utilizatori
Grupurile de utilizatori sunt definite in aplicatia Synapsa Definirea companiei - aplicatie in care se definesc toate elementele de organizare ale firmei.
Logica este urmatoarea:
- se definesc centre, puncte de lucru, departamente, gestiuni, casierii, serii de documente, cataloage/liste de preturi de vanzare, etc
- se definesc Grupurile de utilizatori
- grupurile de utilizatori se asogiaza la centre, puncte de lucru, departamente
- la grupurile de utilizatori se asociaza casierii, serii de documente, cataloage/liste de preturi de vanzare, etc
+ utilizatorii se asociaza la aceste Grupuri
+ in cadrul acestei asocieri, utilizatorii se asociaza si la salariatii companiei sau la alte entitati.
Utilizator versus salariat
Aceste notiuni se pot referi la aceeasi persoana, dar sunt doua notiuni diferite.
Un utilizator poate avea acces la o firma la care nu este salariat. Exemplu: un contabil de la firma de contabilitate catre care s-a externalizat serviciul.
Asocierea este necesara pentru stabilirea identitatii utilizatorului in relatie cu compania. Exista mai multe locuri in aplicatie unde sunt necesare aceste asocieri.
Exemplu de implementare a grupurilor de utilizatori
Prin definirea grupului de utilizatori "Magazin 1 - Calea Victoriei" si asocierea reprezentantilor de vanzari la acesta, ne putem asigura ca
utilizatorii inclusi in acest grup:
- vor produce inregistrari numai in aria de informatii a magazinului 1
- incasari in casieria 1, numere de facturi din carnetul 1, scaderea marfurilor din gestiunea 1, etc.
- inregistrarile intrate in sistem vor fi deja repartizate pe centrul de cost "Magazin1" - si vor putea fi analizate instant
- nu vor putea gresi prin interferenta cu alte magazine
- nu vor vedea datele din alte magazine
- prin exceptie, li se poate permite sa vada gestiunea din expozitia proprie, pentru a putea vinde eventual catre clientii doritori,
articole pe care nu le au in axpozitia locala. In acest caz, pot trimite clientul acolo sau pot solicita un transfer sau o livrare, etc.
Implementand aceste metode, obtinem:
Confidentialitatea datelor
Minimizarea riscului de producere a erorilor
precum si
Repartizarea directa a inregistrarilor, in vederea analizei eficientei pe centre
Citeste mai multe despre analiza eficientei:
Analiza si raportare.