Stadiul de dezechilibru
Cel mai adesea, intr-o firma oamenii nu se “trezesc” dintr-odata ca doresc un nou sistem informatic. Intai apare senzatia din ce in ce mai acuta de… entropie - dezordine, lipsa controlului si a predictibilitatii, chiar haos. Pentru ca - nu-i asa? - universul tinde spre entropie, iar vesnica provocare a oamenilor este de a-l stapani, organizandu-l.
Aparitia dezordinii in firma este la inceput un semn bun. Inseamna ca firma avanseaza, si-a luat provocari noi, alte piete, personal suplimentar, diversificarea produselor, etc. Acesta este momentul in care trebuie alcatuite proceduri noi de lucru. Daca acestea nu exista sau sunt dificil de aplicat fara digitalizare, atunci apare inevitabil faza a doua de “dezordine” care este de declin: clientii nemultumiti pleaca si la fel si salariatii supra-aglomerati.
Aceste faze de dezechilibru sunt inevitabile si orice firma trece prin ele atunci cand se dezvolta. La fel cum, pentru a merge, e necesar pentru cateva secunde sa stai intr-un picior. Totusi, nu vrei sa stai prea mult intr-un picior. Cu cat echipa de management este mai atenta la semnele “entropiei”, cu atat poate face ca aceste faze de dezechilibru sa fie mai scurte, pana la insesizabile.
Cum faci să stăpânești dezordinea din firma?
Una dintre caile de (re)stabilire a ordinii este implementarea unui sistem informatic capabil sa stocheze datele unitar si sa gestioneze transmiterea corecta, rapida si completa a informatiei in cadrul echipei.
Dar odata cu implementarea se intampla inca ceva important: reorganizarea activitatii, in termeni de fluxuri informationale, de documente si de decizie.
Acest proces implica si elaborarea de proceduri noi. O procedura poate sa fie pusa in practica astfel:
- E comunicata de conducere in forma scrisa sau verbala
- Este impusa de rigorile sistemului informatic
Exemple de astfel de “rigori” din sistemul unformatic:
- Incasarile si platile aferente unor facturi nu se pot introduce decat prin cuplarea cu acele facturi (pot fi si incasari/plati cu valori mai mici decat cele din facturi,
dar nu mai mari – daca plata este mai mare inseamna ca este un avans si se trateaza diferit).
- Cheltuielile se introduc insotite obligatoriu de explicatii, centre, responsabili si alte informatii care sa poata fi analizate ulterior
- Orice introducere, stergere, modificare a informatiilor poarta semnatura electronica a operatorului, precum si data/ora operarii.
Divide et Impera
Nu cu sensul “dezbina si cucereste”, ci cu sensul: imparte pe bucati mai mici pentru a gestiona mai usor.
Orice firma are o structura iar aceasta trebuie sa apara reflectata si in sistemul informatic, cu scopul de a segmenta informatia astfel incat, in functie de aceasta:
- Sa se stabileasca reguli de securitate si confidentialitate a datelor
- Inregistrarile tranzactiilor din firma sa fie repartizate direct pe fiecare segment structural
- Sa se poata face analize financiare pe aceste segmente de structura - centre de cost si profit.
Cum ajuta Synapsa
In Synapsa se pot defini o serie de elemente de structura si cu relatii intre ele, care sa asigure reflectarea cat mai exacta a structurii reale a firmei, avand in vedere marea diversitate a structurilor posibile.
Centre
Centrele pot sa fie organizate sub forma de arbore, astfel incat un centru poate sa aiba un numar nelimitat de subcentre, pana la orice nivel. Centrele pot sa aiba direct asociate:
- Puncte de lucru / sucursale
- Foldere de documente
- Gestiuni
- Liste de mijloace fixe
- Contracte
- Salariati
Puncte de lucru sau sucursale
Acestea au, in Synapsa, toate atributele unei firme: denumire, cod fiscal, nr in registrul comertului, adresa. Pot sa fie relationate cu centrele.
Departamente
Departamentele pot sa fie atasate la sucursale sau direct la centre. De departamente se leaga multe alte elemente de structura sau responsabilitate:
- Grupuri de utilizatori cu roluri de acces diferentiate
- Casierii
- Formatii de salariati
- Carnete (serii si plaje de numere) de documente: facturi, chitante, avize
Alte elemente de structura:
- Articole de buget
- Contracte
- Lucrari
- Comenzi de la clienti
- Comenzi catre furnizori
- Liste de preturi
- Roluri diverse ale salariatilor: responsabili, agenti, soferi, achizitori (cu avans de trezorerie)
- Roluri de acces in program
- Grupuri de acces la seturi de date.
Toate aceste elemente colaboreaza la restabilirea ordinii in firma cu ajutorul sistemului informatic, la analiza financiara detaliata,
precum si la trasabilitatea si auditul tranzactiilor comerciale si activitatii interne.
Ele se definesc in principal in aplicatia Definirea companiei si sunt utilizate in intreg sistemul pentru a:
- produce inregistrarile aferente tranzactiilor curente, direct repartizate pe centre si
- a obtine rapoarte de analiza financiara (si nu numai) pe centre de cost si profit.