Primul pas in orice proiect de implementare a aplicatiei Synapsa este analiza.
In functie de anvergura si de claritatea obiectivelor beneficiarului, aceasta analiza poate sa dureze de la jumatate de ora la cateva saptamani. Se poate stabili la
primul contact telefonic, uneori chiar si prin mail, sau necesita intalniri cu mai multi membrii ai echipei, manageri, sefi de echipe, consultanti - intalniri ce pot fi
realizate fizic sau prin conferinte virtuale.
Obiectivele si etapele analizei
Analiza incepe inaintea contractarii. Pentru a contracta este necesara evaluarea potentialului proiect de ambele parti.
Evaluarea preliminara - beneficiar
In aceasta faza, beneficiarul potential analizeaza capacitatile aplicatiei si ale echipei Synapsa prin prisma experientei proprii cu alte aplicatii si furnizori
si comparativ cu alte oferte existente pe piata de programe informatice. Aceasta este analiza sumara, in baza informatiilor existente online.
In urma acestei analize, decide daca doreste sa inceapa contactul cu echipa Synapsa.
Evaluarea preliminara - echipa Synapsa
In aceasta faza, beneficiarul comunica spre Synapsa informatii despre compania sa si despre obiectivele pe care le doreste indeplinite cu ajutorul unui sistem informatic.
In functie de aceste informatii, echipa Synapsa ii propune metoda de realizare pentru pasul urmator.
Evaluarea mai detaliata a aplicatiei Synapsa
Se realizeaza prin mai multe metode, dintre care pot fi alese numai unele sau toate:
- se fac prezentari ale aplicatiei, pe baze de date demonstrative. Aceste prezentari sunt de obicei online.
- se deschid unul sau mai multe conturi cu roluri diferite pe o baza de date demonstrativa,
in care unul sau mai multi reprezentanti al beneficiarului cerceteaza singur/i functiunile programului. In cursul acestei testari ei pot
cere lamuriri in chat-ul online al aplicatiei sau telefonic.
- se deschide o baza de date noua, in care reprezentantii beneficiarului potential testeaza experienta de lucru de la inceput.
In decursul testarii, utilizatorii au acces si la documentatia aplicatiei, care este atat in explicatii (text) cat si sub forma de tutoriale video.
Odata cu testarea aplicatiei, cerintele utilizatorilor dezvaluie si echipei Synapsa o parte din necesitatile pentru acest eventual proiect.
Stabilirea si agrearea valorii proiectului
Valoarea proiectului este determinata de evaluarea si consensul partilor in urmatoarele domenii:
- obiectivele majore pe care beneficiarul le urmareste prin implementarea Synapsa
- capacitatile aplicatiei de a ajuta la obtinerea acestor obiective
- metoda cea mai potrivita de exploatare si licentiere a dreptului de utilizare a aplicatiei (vezi metode de licentiere)
- necesitatile implementarii si lungimea estimata a acesteia
- necesitatea de a dezvolta customizari (optional)
- necesitatile si caile de instruire a personalul beneficiarului
- nivelul necesar al serviciilor de mentenanta a aplicatiei si bazei de date
- nivelul necesar al serviciilor de asistenta la utilizarea aplicatiei, atat in timpul implementarii cat si dupa.
Clarificarea obiectivelor
Dupa stabilirea si agrearea valorii proiectului, analiza continua:
- se definesc cu claritate obiectivele urmarite de beneficiar, in termeni de actiuni, fluxuri de informatii/procese in firma, rapoarte, analize, grafice, etc.
- se stabileste de principiu structura organizatorica pe care compania beneficiara o va reflecta in Synapsa
- se stabilesc de principiu rolurile utilizatorilor in companie.
Cu cat mai clare sunt aceste obiective inainte de contractare, cu atat mai bine. Daca apar noutati, in aceasta faza se poate reevalua contractul, atat in privinta valorilor cat si a clauzelor si
termenelor.
In functie de marimea firmei si gradul de urgenta, acesti pasi pot sa fie realizati in cateva conversatii telefonice sau in cateva saptamani de intalniri, emailuri si sedinte.
Etapa urmatoare dupa contractare este planificarea pasilor concreti de implementare.