ERP vine de la Enterprise Resources Planning = Planificarea Resurselor Intreprinderii.
Totusi, ERP este un concept, iar aceasta nu este definitia, ci doar denumirea lui. Ca si "lucrul mecanic", de exemplu. Daca nu ai invatat la fizica, nu iti spune nimic, desi intelegi perfect ambele cuvinte luate separat.
In esenta, ERP este un sistem informatic integrat, adica o suita de programe care colaboreaza intre ele, avand o logica si o arhitectura care sa serveasca scopului.
Daca scopul este chiar numele lui, atunci trebuie inteles cum poate fi atins, raspunzand la intrebarile:
-
De ce INTREPRINDERE si nu firma/organizatie/companie?
-
Despre ce RESURSE este vorba?
-
Pana la PLANIFICARE, nu trebuie mai intai rezolvate alte etape?
-
Ce inseamna sistem INTEGRAT?
Intreprindere este un cuvant usor invechit in limba romana, care s-a perimat dupa era comunista, dar, la fel ca si in limba engleza, el nu este sinonim perfect cu firma, companie sau organizatie.
Conceptul a luat nastere prin anii 1960, cand a aparut necesitatea de a folosi sisteme pentru asistarea procesului de productie. Abrevierea era MRP (Material Resource Planning). Ideea este ca, si ulterior, la momentul aparitiei denumirii de ERP, numai firmele mai mari aveau nivelul de constientizare a necesitatii si resursele pentru a folosi un astfel de sistem.
In zilele noastre a devenit evident ca orice firma are de castigat din folosirea unui sistem informatic care sa asiste procesele, nu numai firmele mari. Nivelul de constientizare a acestei necesitati a crescut, iar pragul de anvergura a firmelor care utilizeaza astfel de sisteme a coborat. Aceasta si pentru ca tehnologia permite acest lucru mult mai usor in prezent.
Mai mult, orice firma beneficiaza din implementarea unui sistem ERP si nu numai cele care sunt de productie.
Daca initial era vorba in principal de stocuri, in responsabilitatea unui sistem ERP intra orice resursa utilizata pentru a obtine produsele pe care compania le ofera clientilor, chiar daca acestea sunt servicii neinsotite de livrabile.
Deci, pe langa stocurile de materii prime, materiale, consumabile, produse, marfuri, obiecte de inventar, alte resurse gestionate sunt serviciile de la terti, orele de manopera ale echipei interne, orele de functionare ale utilajelor proprii, disponibilul banesc din casierii si conturile bancare si in general orice se poate considera o resursa.
Introducerea, transferurile, transformarile, consumurile, vanzarea oricarei resurse din companie sunt in sarcina sistemului ERP care trebuie sa le gestioneze, asigurand in principal, urmatoarele functiuni, pentru fiecare resursa in parte:
- Permite inregistrarea intrarii, iesirii si evidentierea oricarei transformari
- Arata situatia curenta, in timp real
- Arata o situatie din orice moment din tre
- Produce documente
- Inregistreaza istoricul
- Asigura trasabilitate si auditare
- Asigura confidentialitatea datelor.
Din nou, aduce a "planul cincinal" si vechea "limba de lemn", care pentru o firma tanara si moderna din Romania, poate parea pompos si chiar nefolositor,
avand in vedere necesitatile stringente de desfasurare a activitatii unei firme.
Cu alte cuvinte, pana la planificare, este necesar in primul rand ca firma sa isi poata desfasura activitatea in mod curent, fluent, cursiv, eficient, legal, fara intreruperi - si de aceea, multi antreprenori poate ar fi cautat mai degraba sisteme care sa se numeasca, sa zicem,
ADA - Asigurarea Desfasurarii Activitatii,
decat ERP - planificarea resurselor firmei.
Raspunsul este ca da, un ERP trebuie sa indeplineasca intai ADA, pentru ca altfel nu exista nicio sansa sa se ajunga si la posibilitatea de a planifica ceva.
Si iata, aici este o distinctie importanta in privinta planificarii:
O planificare este cu atat mai folositoare cu cat se bazeaza mai mult pe date reale, cat mai exacte.
Cum se obtin
datele reale necesare pentru planificarea resurselor?
In timp ce este asigurata desfasurarea activitatii firmei.
Acesta este o parte din miezul conceptului ERP.
O alta componenta importanta a conceptului ERP este cresterea eficientei. Sursa principala de crestere a eficientei este integrarea.
Un sistem ERP trebuie sa fie un sistem integrat.
Un sistem integrat trebuie sa fie organizat astfel incat sa asigure:
- Punerea in comun a tuturor informatiilor
- Accesul la informatia potrivita, la locul potrivit
- Automatizarea proceselor
- Minimizarea redundantei.
In acest context, minimizarea redundantei inseamna ca o anumita informatie se introduce numai o singura data si apoi este disponibila la toate punctele de interes.
Exemplul 1: O factura de achizitie se introduce de catre gestionar, odata cu nota de receptie a marfurilor in depozit. Sistemul ERP se ocupa singur de inregistrarea notelor contabile aferente, astfel incat nu este nevoie ca un contabil sa reia operarea aceleiasi facturi. Pentru aceasta, sistemul trebuie sa faca aceasta operatie simpla pentru gestionar, care nu are si nici nu trebuie sa aiba cunostinte de contabilitate.
Exemplul 2: La un laborator de cofetarie, se vinde un tort festiv, din productia proprie. In acelasi timp, sistemul ERP poate sa inregistreze automat in contabilitate si in stocuri:
- Incasarea de numerar in casierie
- Inregistrarea veniturilor din vanzarea productiei si a TVA
- Intrarea in gestiune a produsului "tort" prin productie interna, odata cu
- Consumul de materii prime in conformitate cu reteta de tort
- Iesirea tortului din stoc, prin vanzare
- In acelasi timp, se stocheaza datele clientului daca nu exista deja + se pot inregistra si alte informatii despre livrare, transport, etc.
In acelasi timp, in sistem se produc toate documentele care insotesc acest proces, ce pot fi tiparite sau nu, dupa caz. Aceste documente si informatii pot fi preluate de persoane cu diferite roluri in firma, pentru prelucrare ulterioara.
- Chitanta sau bon fiscal
- Factura
- PV de productie
- Aviz de livrare
- PV de predare/primire.
Astfel, pentru a-si indeplini scopul de planificare a resurselor, un sistem informatic trebuie sa fie capabil sa obtina o baza de date coerenta, cuprinzand toate activitatile de baza ale firmei.
Acestea vor fi datele reale care pot sta la baza analizelor de planificare si prognozelor.
Exemplu: Una dintre intrebarile care apar in orice firma este urmatoarea:
Cat de mic poate fi pretul pe unitatea de produs, astfel incat sa fie asigurat profitul in proportie de x%?
Sau, altfel spus:
- Cat de mica poate fi marja comerciala intr-o licitatie stransa sau o piata concurentiala?
- Cum si cu cat se poate micsora pretul de productie, astfel incat sa se asigure profitabilitate in conditiile scaderii preturilor pe piata?
Concluzii:
- Prin datele pe care un ERP performant le poate furniza, se poate raspunde la aceste intrebari si la multe altele. Astfel se pot planifica: vanzarile, productia, necesarul de resurse.
- Nu orice set de programe se poate numi ERP.
- Un set de programe oricat de vast care nu contine si contabilitate integrata cu toate celelalte nu este un sistem ERP, pentru simplul fapt ca nu contine datele financiare ale firmei.
In lipsa acestor date nu se pot face decat, cel mult, estimari cantitative de productie si vanzari, fara a fi posibile calcule de profit si eficienta.
Precizari:
- Sistemele ERP ofera SOLUTII DIFERITE de rezolvare pentru gama larga de probleme pe care le pot avea firmele.
- Sistemele ERP contin module diferite si pot acoperi alte arii de functionalitate in diverse industrii
- Sistemele ERP sunt create in diverse TEHNOLOGII.
Vezi si:
Cum se incadreaza Synapsa in acest context