Implementarea unui nou sistem ERP intr-o organizatie este un proces complex ce include o anumita doza de risc. In faza de inceput a procesului este aproape imposibil ca toate componentele organizatiei sa fie multumite si sa raspunda pozitiv schimbarii. Problema poate deveni si mai serioasa daca nivelul de respingere este mai mare decat cel suportabil. Este vorba de multe ori de natura umana: oamenii pot avea anumite asteptari pe care refuza sa le vaad neindeplinite sau inselate. Situatii inevitabile dar rezolvabile. Multi experti sunt de acord ca:
Nu rezistenta la schimbare cauzeaza esecul ci felul in care conducerea trateaza aceasta rezistenta.
Pentru a intelege clar care sunt sursele rezistentei, managerul de proiect trebuie sa discute cu toti angajatii si mai ales cu sefii de echipe si departamente (mai mici). Intelegand de ce se tem, ce vor sa afle, si simtind care este nivelul de opozitie, acesta poate gasi cai de abordare a rezistentei la schimbarea sistemului.
Sunt doua motive principale ale rezistentei la schimbare: lipsa motivatiei si lipsa abilitatilor. Multi angajati din firma de multe ori nu sunt suficient informati despre scopul schimbarii si despre felul in care vor beneficia si ei de implementarea ERP. De aceeea ei nu sunt motivati sa sustina noul sistem. Acest lucru poate fi rezolvat prin imbunatatirea comunicarii si impartasirea viziunii.
Lipsa abilitatilor devine de multe ori principala sursa de respingere a noului sistem. Chiar daca, pe de o parte, oamenii inteleg si sunt de acord cu necesitatea schimbarii, ei nu pot accepta cu usurinta schimbarea datorita lipsei abilitatilor. In cele mai multe cazuri, un nou sistem inseamna eforturi de scolarizare si instruire pentru toti cei implicati in sistem.
Rezistenta utilizatorilor la o noua tehnologie, cum este ERP, provine din felul in care acestia percep riscul asociat acestei tehnologii. Acest lucru este intarit si de preferinta lor de a folosi obisnuintele in modul de lucru uzual. Multi oameni vor prefera sa lucreze in felul in care lucrau de obicei, inainte de transformarea sistemului, si nu vor fi inovativi in gasirea unor noi metode mai bune de lucru.
Esecul conducerii de a trata aceste probleme ar avea importante efecte negative, atat tangibile cat si intangibile: pe masura ce personalul continua sa se opuna schimbarii, clientii vor incepe sa fie deranjati de angajatii nemultumiti si in acelasi timp o parte din personalul valoros ar putea sa plece din firma.
Un bun manager de proiect va derula cu succes managementul schimbarii, ducand la crearea unui climat favorabil transformarilor in firma, fiind atent la motivatia si asteptarile angajatilor si clarificand necesitatile implementarii sistemului ERP.