In contextul economic actual, necesitatea de optimizare a profitului apare din ce in ce mai stringenta. Cunoasterea cat mai exacta a pragului minim de profitabilitate este indispensabila in cazul licitatiilor stranse: cat de jos se poate merge cu oferta pentru a obtine marja acceptabila?

In cazul in care firma are in mod curent cate un singur proiect in derulare, aceste nevoi sunt asigurate in limite rezonabile prin contabilitatea sintetica, de raportare la stat.

In aceasta situatie este necesara identificarea cat mai rapida si exacta a “scurgerii” de cheltuieli nebugetate. Acestea pot fi de orice natura: materialele sunt mai scumpe sau sunt in cantitati mai mari, utilajele sunt folosite mai multe ore, reparatiile sunt mai dese, personalul lucreaza mai multe zile, sculele trebuie inlocuite mai des cu altele noi, serviciile de la subcontractori sunt mai putine sau mai scumpe, etc.

Identificarea sursei de cheltuieli nebugetate implica analiza atat valorica cat si cantitativa. Adesea, valorile ridica stegulete rosii, iar raspunsul vine din analiza cantitativa.

Exemple:

•     comparativul dintre materialele din devizul contractat fata de cele din situatia de lucrari
•     costul mediu de utilizare a unui utilaj pe ora de functionare, depasit cu mai mult de 50%
•     costul mediu de functionare a unei masini pe kilometru, depasit in luna curenta
•     fondul de salarii depasit, etc.

Synapsa ERP sistematizeaza informatiile in asa fel incat sa dea raspunsuri la aceste intrebari si rezolvari la aceste probleme.

Intrebare: Putem folosi Synapsa pentru managementul proiectelor fara sa avem nevoie si de modulul de contabilitate?

Raspuns: Puteti opta sa nu duceti in Synapsa contabilitatea pana la nivel de declaratii si bilant, ci sa exportati datele pentru finalizarea contabilitatii in alta aplicatie, doar ca sistemul nu va fi la fel de eficient.

In lipsa operarii complete a contabilitatii in Synapsa:

• In analiza curenta de venituri si cheltuieli pe proiect vor lipsi cheltuielile financiare direct repartizabile, precum si cheltuielile indirecte
• Cata vreme se lucreaza in doua sisteme informatice separate, este aproape imposibil sa fie mentinute sincrone: curand, unul din ele va fi eronat. Fie contabilitatea nu va tine cont de realitatea exacta din gestiune (de exemplu), fie managementul proictelor nu va avea toate elementele de analiza (ca in punctul de mai sus) si atunci nu va furniza date bune.

Ca si software pentru managementul financiar al proiectelor, Synapsa cuprinde anumite module care trateaza in detaliu diferitele aspecte ale activitatii. Acestea sunt: contabilitatea, gestiunea, mentenanta si proiectele.

In afara acestora, alte module sunt si ele necesare pentru gestionarea activitatii uzuale in firma, cum ar fi resurse umane si salarii, facturare, contracte, imobilizari si altele.

Cele 4 module pentru managementul financiar al proiectelor conlucreaza integrat in scopul de a acoperi problematica legata de proiectele complexe.

Pentru a gestiona corect si complet datele financiare, Synapsa inregistreaza automat in contabilitate documentele de contabilitate primara, fara a fi obligatoriu ca operatorii sa aiba cunostinte de contabilitate. Astfel toata contabilitatea primara se inregistreaza in decursul operarii obisnuite, normale, a activitatilor din firma, odata cu generarea documentelor. Intrucat aceasta inglobeaza in general peste 85% din totalul documentelor din firma, este usor ca situatiile contabile sa fie verificate apoi, completate dupa caz si finalizate prin declaratiile fiscale.

Iata si cateva detalii in sprijinul afirmatiilor de mai sus.

1.   Declaratii automate, inclusiv SAF-T

In conditiile operarii complete a contabilitatii, declaratia SAF-T se genereaza automat. La fel si toate celelalte declaratii fiscale.

2.   Calcul complet al cheltuielilor, inclusiv al celor financiare

Anumite calcule de cheltuieli si venituri, ce fac parte din managementul financiar al proiectelor, sunt de natura financiara iar in lipsa lor rezultatele nu sunt exacte, ca de exemplu:

- amortismentele contribuie la calculul costurilor de utilizare a masinilor si utilajelor

- cheltuielile in avans (asigurari, certificari, ITP, s.a.) se repartizeaza esalonat pe parcursul perioadei achizitionate (exemplu: RCA 6 sau 12 luni)

Aceste cheltuieli contribuie la calculul direct al costurilor lunare repartizate fie pe utilaje, fie pe proiecte, cat si ca medie statistica.

3.   Stocuri la zi si comparative de materiale pe situatii de lucrari

Folosind programul de gestiune Synapsa obtinem nu numai un control exact al stocurilor curente dar si un istoric complet al materialelor si obiectelor de inventar utilizate in proiecte.

Acestea pot fi comparate in orice moment cu materialele din devizele contractate, in vederea evaluarii stadiului lucrarii din acest punct de vedere.

Mai mult, se pot inregistra ca si istoric serviciile de la diferiti furnizori si subcontractori (de exemplu: tipuri de reparatii pe utilaje), piesele de schimb stocate sau nestocate in depozit (anvelope, etc).

4.   Cheltuieli salariale pe proiecte

Pentru a obtine cheltuielile salariale pe proiecte se pot inregistra pontajele pe lucrari. Valorile sunt calculate tinand cont de salariul tarifar orar al salariatilor. Acest pontaj poate sa fie identic cu cel declarat in declaratia 112 sau sa fie generat numai pentru anumiti salariati, in scopul analizarii cheltuielilor pe proiecte. In conditiile in care personalul este fluctuant, este greu daca nu imposibil sa fie introdusi de 2 ori in doua sisteme diferite.

Concluzii:

Pentru a avea eficienta si control, mai ales in cazul in care firma deruleaza multiple activitati, este util ca veniturile si cheltuielile sa fie contabilizate in timp real si in acelasi timp direct repartizate pe centrele de cost cat de mult posibil.

Synapsa face posibil acest lucru cu usurinta si faciliteaza lucrul in echipa in timp real.

Avand o baza de date corecta si la zi, Synapsa poate raspunde la toate intrebarile necesare pentru management.