Inventarierea stocurilor

Pentru firmele care detin un volum mare de stocuri, sau o varietate mare de articole, inventarierea poate fi un proces greoi. Numărarea și identificarea articolelor poate dura o perioadă lungă de timp și implică multe resurse dacă nu există o organizare eficientă în procedura de lucru.
Pentru a nu întrerupe activitatea de producție și pentru a evita pierderi eventuale unei inventarieri întinse pe o perioadă mare de timp, programul Synapsa este conceput astfel încât să faciliteze cele mai bune practici de organizare a unui inventar.

Datorită grupării pe gestiuni și a caracteristicilor multiple ce pot fi înregistrate în sistem pentru fiecare articol în parte, acestea pot fi identificate ușor și rapid iar toate stocurile sunt actualizate în timp real.

Synapsa permite 2 modalități de inventariere a stocului.

1.Metoda inventarierii cu ajutorul unui dipozitiv de scanare digitală (după codul de bare)
2.Metoda inventarului “old-school” (după ordinea alfabetică), pe baza unei liste tipărite din sistem și completate de mână.

Ca mod de lucru, procesul este conceput cât mai intuitiv pentru operator.
Pentru a înregistra inventarul stocului se alege din meniul aplicației de Gestiune, rubrica de Note de inventar.
Pentru a genera un inventar nou, se selectează butonul de adăugare, se alege gestiunea sau gestiunile după caz, și tipul de inventar dintr-o listă de tip drop-down.

După adăugarea inventarului dorit, se apasă butonul de Modificare sau editare, astfel se deschide o machetă nouă unde operatorul poate să aleagă metoda de lucru:

1.Metoda inventarierii după codul de bare

Pentru a realiza inventarul după această metodă este necesară deplasarea cu un dispozitiv mobil (scanner, tabletă cu scanner incorporat), pentru a lua direct de la raft cantitățile faptice. În acest caz, înregistrările se fac direct în aplicație, fără a fi nevoie de introducerea manuală a informațiilor.

Aici, există 2 situații posibile:

A. Dacă operatorul inventariază toată gestiunea, înainte de a cauta articolele dupa cod de bare/cod articol sau denumire, trebuie să selecteze butonul Stoc faptic=0 astfel încat programul să consemneze că după scanarea tuturor articolelor, cele cu stoc faptic = 0 nu mai exista în stoc.
*Este necesară utilizarea acestui buton pentru ca stocurile să fie actualizate și în aplicația de Contabilitate.
B. Daca operatorul vrea sa inventarieze un raft de articole și nu toata gestiunea, nu este nevoie să folosească funcția de Stoc faptic=0.

După stabilirea modului de lucru, se utilizează butonul Inventariere.

Articolul poate fi căutat în baza de date după codul de bare/ cod articol sau după denumire.

Daca articolul este căutat după cod de bare/cod articol apare bifată optiunea Cod de bare / Cod articol.
Se scanează codul de bare sau se introduce codul articolului, se setează cantitatea apoi se adaugă
Dacă operatorul dorește să caute articolul după denumire, acesta bifează optiunea Denumire și se va afișa tabelul cu toate articolele din nomenclator.

Se pot folosi filtrele din tabel pentru căutare dupa multiple caracteristici ca denumirea, unitate de masură, cod articol (cod mat), cod furnizor, cod bare, și se bifează articolul necesar.
Programul afișează utilizatorului numele articolului ales și dacă este corect, setează și adaugă cantitatea.

Dacă se dorește alt articol, acesta se selectează iar apoi se setează cantitatea. Articolul respectiv va fi adaugat în grila de articole scanate. În tabel se pot vedea inclusiv data adaugarii articolului scanat, numele operatorului și cantitatea scanată.
Daca acest articol a fost deja inventariat programul va atenționa utilizatorul cu un mesaj.

Tabelul poate fi salvat într-un fisier excel cu ajutorul funcției de export.

În tabelul cu articole scanate se poate vedea ce a scanat utilizatorul curent, avand bifata optiunea Sesiunea curentă dar și articolele scanate de toți operatorii care lucreaza la inventar prin bifarea optiunii Tot inventarul.

**Daca articolul scanat sau căutat după denumire ori cod articol nu există in sistem la momentul deschiderii notei de inventar, programul da un mesaj de atentionare pe fond galben în care utilizatorul este îndrumat să introducă manual articolul în inventar, cu specificarea prețului de intrare al articolului in stoc.

După finalizarea scanării articolelor de către operator, se actualizează nota de inventar.
Funcția de actualizare efectuează ieșirea din macheta de invetariere și actualizarea stocului faptic cu cantitatea scanată pentru fiecare articol în parte.

În cazul in care exista articole cu cantitate negativă, după selectarea butonului de actualizare a notei, stocul faptic pentru aceste articole va deveni 0, iar cantitatea scanată va fi repartizată pe celelate poziții din inventar, dacă exista mai multe, sau pe aceeași pozitie dacă exista una singură.

2.Metoda inventarierii după ordine alfabetică

Ca alternativă la inventarul care necesită scanarea articolelor, în Synapsa este posibilă și inventarierea în baza unei liste generate automat din sistem, și numărarea respectiv introducerea manuală a cantităților faptice în vederea reglării cantităților.

Pentru generarea unui nou inventar, se alege o gestiune sau mai multe, în funcție de articolele vizate pentru ca utilizatorii să poată organiza secțiunile din stoc.

Se listează tabelul cu articolele care se vor inventaria, și se completează cantitățile din stocul faptic.
Pe baza tabelului, se completează coloana verde din aplicație, acolo unde sunt diferențe, se închide nota de inventar iar odată cu aceasta se efectuează automat actualizarea de stocuri în sistem.

Inventarierea stocurilor

Categorii

Compania

Resurse

Contacteaza-ne