Fără îndoială un sistem ERP este un instrument indispensabil pentru orice tip de afacere care necesită unelte diferite pentru operații diferite dar toate integrate într-o singură platformă. Însă, de multe ori se întâmplă să ne împiedicăm de stereotipuri nefondate din cauza cărora nu se înțelege  foarte bine ce poate face de fapt un ERP. De exemplu, probabil ați mai auzit că:

·      Sistemele de ERP sunt potrivite numai pentru companii mari.

 Doar pentru că o parte din soluțiile ERP de pe piață sunt create pentru firme mari, nu înseamnă că afacerea ta de  dimensiuni micisau medii nu poate beneficia de pe urma unui astfel de soft. Majoritatea platformelor de acest fel sunt gândite astfel încât să ofere scalabilitate. Adică să poată suporta orice volum de informații indifierent dacă este mare.. sau redus. Ba mai mult, nu contează cât de mare este o companie pentru că există opțiuni de ERP pentru fiecare,menite să crească odată cu afacerea ta.

·    Sistemele ERP sunt scumpe.

Dacă e să pui în balanță timpul pe care îl folosești din anii  tăi de viață pentru a gestiona datele afacerii tale în “n”moduri  separate, și...nervii tăi, cu siguranță un ERP nu ți se va părea decât un chilipir. Oferta de pe piață este mai variată acum pentru IMM-uri decât a fost vreodată iar opțiunile se înmulțesc de la un an la altul. Există oferte de abonament pentru toate buzunarele iar unele companii de ERP, oferă prețuri avantajoase, (cam cât un abonament la o retea de telefonie mobilă) mai ales startup-urilor. 

·    Sistemele de ERP fac totul pentru tine.

Deși un ERP este conceput să automatizeze diferite task-uri, utilizatorii nu ar trebui să se aștepte ca un ERP să se ocupe de toate aspectele afacerii tale (altfel nu ar mai fi nevoie.. de utilizatori). O tehnologie de acest fel se bazează pe contribuția ta la introducerea de date, deci este la latitudinea ta să îl “hrănești” ca pe  mărul din povestea lui Petre Ispirescu, conștincios și cu grijă pentru ca el să îți poată da în  schimb merele de aur atunci când le ceri, la termen.

Din lista lungă a problemelor pe care un ERP le poate remedia, am ales câteva dintre cele mai importante:

1.   Aplicații sau programe separate pentru sarcini operaționale care au legătură între ele. 

    Mulți proprietari de afaceri se află în situația în care trebuie să jongleze cu mai multe soluții de software pentru operațiunile zilnice. De exemplu, folosesc un program pentru facturare, unul pentru gestiune și un altul pentru contabilitate, motiv pentru care este necesar să se  introducă informațiile de mai multe ori, sărind de pe o platformă pe alta, crescând astfel riscul de introducere eronată a datelor, și diminuând eficiența.  Nu doar că acest lucru ia mai mult timp dar și mai important, informația devine fracționată și greu de controlat. Un program ERP le insumează pe toate într-o singură interfață. Adică poți să introduci o singură dată o factură de exemplu, iar aceasta se înregistrează și în Contabilitate și în Gestiune, automat.

2. Întârzieri în a răspunde la cerințele clienților.                                           

    Atunci când esti prea ocupat cu treburile din bucătarie, nu mai ai suficient timp pentru a întreține invitații cum se cuvine. Adică, atunci cand munca din back-office îți ia prea mult timp, există riscul de a nu te putea concentra și pe relația cu clienții tăi. Cu ajutorul unei platforme de ERP, poți gestiona informația în timp util pentru ca tu sau angajații tăi să puteți fi  cât mai prompți în a da răspunsuri clienților.

3.  Management-ul inventarului care durează o veșnicie. 

     Să-ți ții inventarul și  stocurile actualizate, poate dura până la adânci bătrâneți. Un sistem ERP te ajută să nu încărunțești verificând stocuri, și face asta automat, atenționând utilizatorul atunci când stocul este critic sau există neconcordanțe între stocul faptic și cel scriptic.

4. Agitația din jurul consolidării datelor la sfârșit de lună/trimestru.     

     Monetarul intră și iese în fiecare zi . dacă nu ai deja un sistem ERP este foarte probabil să ții evidența cifrelor folosind instrumente diferite. Pe măsură ce vânzările/tranzacțiile cresc, poate fi din ce în ce mai greu să faci față.  Să ții o balanță în mod corect și sa predai delcarațiile la timp, devine o corvoadă care implică mult stres. Un ERP te scutește de consolidarea propriu-zisă a datelor pentru că o automatizează, atât timp cât introdus periodic informațiile în baza de date. Declarațiile se generează automat, tot ce trebuie să faci e să verifici totalurile.

5.  Inadvertențele care provin din modul în care gestionezi informațiile. 

     Procesele manuale pot duce la greșelii de scriere și inevitabil la incoerențe. Cu un ERP poți elimina riscul de dublare a datelor, greșeli de scriere, poți accesa datele oricând și în plus... devii și un activ în protejarea mediului înconjurător pentru că tot procesul este digital.

6. Comunicarea dezorganizată din cadrul echipei.          

     Dacă vrei ca afacerea ta să fie de succes, este important ca toți angajații să fie pe aceași pagină, și anume,  cea a programului de ERP.

În final, echipa unei companii este una singură, doar departamentele sunt diferite. Pentru a avea o echipă închegată, trebuie să facilitezi accesul angajaților la informații cât și comunicarea dintre colegi iar pentru acest lucru, da, ai nevoie și de team building-uri din când în când, dar în primul rând asigură-te că ai o sursă comună de informare în timp real și că angajații tăi au un canal sigur pentru comunicarea internă.