Ce deosebire este intre a tine gestiunea stocurilor cu un program separat si a lucra cu un sistem ERP?

Simplu: de productivitate.

Iata schemele a doua sisteme:

• 1. Sistem clasic, format dintr-un program de gestiune si un program de contabilitate separate

• 2. Sistem ERP, ce include cel putin programe de contabilitate, gestiune, facturare.

Cele doua scheme de mai jos pun in evidenta circuitul informatiilor in cele doua sisteme.

Care sunt beneficiile si neajunsurile celor doua tipuri de sisteme? Sa analizam putin. In sistemul 1 ordinea operatiilor este urmatoarea:

• Operatorul introduce NIR-urile, bonurile de consum, emite bonuri fiscale

• Dupa ce se incheie luna, contabilul centralizeaza datele din programul de gestiune si creaza un set de note contabile aferente sumelor globale tranzactionate prin gestiune.

• Aditional, el opereaza din nou in programul de contabilitate, de asta data, toate facturile de achizitie si de vanzare.

• Daca se constata ca ceva a fost omis sau gresit in gestiunea stocurilor, primii 3 pasi se reiau, sau cel putin se verifica din nou, pentru a se obtine egalitatea intre cele doua situatii disparate.

Care sunt dezavantajele acestui sistem?

• Lipsa de productivitate, in primul rand: se opereaza de mai multe ori aceleasi documente (facturile, cel putin)

• Nesiguranta coerentei datelor: este foarte usor ca cele doua seturi de date sa se desincronizeze, sau, altfel spus, sa spuna doua adevaruri diferite intre ele.

• Nu poti obtine cu usurinta rapoarte incrucisate, cantitative si financiare, ca de exemplu: daca s-a achitat toata cantitatea dintr-un anumit produs, achizitionat pe parcursul unei perioade de la mai multi furnizori . De ce nu poti? Pentru ca in baza de date (de gestiune) cu cantitati de produse nu ai date despre platile facturilor iar in contabilitate vezi facturile dar nu stii ce s-a achizitionat cu ele.

Are acest fel de sistem vreun avantaj?

Da. Daca ai un sistem ca acesta, avantajul este ca te-ai obisnuit cu el, nu?

Un alt avantaj ar fi ca sistemul acesta nu mai costa nimic.

Dar oare asa sa fie?

Daca sunt putine tranzactii in gestiunea stocurilor, probabil ca da. Daca nu, atunci costurile folosirii acestui sistem sunt direct proportionale cu numarul de operatii de gestiune introduse zilnic de operatori. Care sunt costurile?

• Forta de munca: oamenii trebuie sa munceasca mai mult, si sa verifice de 10 ori;

• Starea de nervozitate data de nesiguranta informatiilor;

• Imaginea pe care si-o creaza firma fata de partenerii de afaceri, furnizori, clienti si colaboratori externi.

Costuri mari, nu-i asa?

Alternativa este un sistem ERP, in care informatiile circula cam ca in schema 2.

In primul rand, toate datele stau in aceeasi baza de date, ceea ce asigura o singura versiune de adevar, la un moment-dat.

Operatorii care introduceau facturile la a doua mana in contabilitate nu vor mai avea aceasta sarcina, intrucat:

• odata cu NIR-urile se inregistreaza contabil facturile de achizitie

• odata cu emiterea facturilor de vanzare sau a bonurilor fiscale se inregistreaza in contabilitate si in gestiune informatia aferenta;

• bonurile de consum se inregistreaza cantitativ si valoric-contabil simultan; la fel si avizele de transfer, retur si toate celelalte documente create in gestiune.

Toata aceasta mare cantitate de documente vor fi inregistrate in timp real, atat in gestiune cat si in contabilitate. In acelasi timp se pot opera documentele de trezorerie, pentru ca, de exemplu, sa se poata raspunde cu usurinta la intrebari ca: A fost incasata factura prin care am vandut articolul X, acum 3 zile?.

Concluzia ar fi urmatoarea: cu cat creste numarul de operatii in gestiune, chiar daca firma este mica, creste si necesitatea de a folosi un sistem integrat. Schimbarea sistemului de gestiunea stocurilor, chiar daca va cere un anumit efort, te va scapa de multe dureri de cap.