Cum poti implementa cu succes munca de la distanta cu ajutorul unui ERP
În contextul actual, munca de la distanță sau de acasă nu mai reprezintă o excepție de la regulă pentru angajați, ba mai mult, a devenit o normalitate.
Una dintre marile probleme este că și majoritatea serviciilor s-au mutat de la birou.. acasă. Din păcate numai câțiva dintre angajații “deskless”adică fără un birou fizic, au și acces la tehnologie atunci când lucrează la distanță. Mulți dintre ei încă lucrează manual ceea ca implică timp și efort.
Sistemele moderne ERP pot ajuta angajații și conducerea să aibă documentele esențiale salvate într-un singur loc cu posibilitatea de acces la ele, instant. Astfel toate informațiile sunt la un click distanță, însă pentru a implementa munca de acasă în rândul angajaților, există niște pași importanți de urmat:
1.Pregătirea „terenului”
Primul lucru pe care trebuie să îl iei în considerare este dacă platforma de ERP este SaaS sau On-premise. Dacă este SaaS (în Cloud) atunci lucrurile sunt simplificate, pentru că angajații au deja posibilitatea să acceseze baza de date de oriunde, și de pe orice dispozitiv atât timp cât acces la o rețea de internet și un browser instalat.
În ceea ce privește firmele care au un ERP client-server, aceștia vor avea nevoie de un mod securizat pentru a accesa programul de la distanță, cum ar fi crearea unei retele virtuale private (VPN) pentru orice angajat care va lucra de acasă.
Merită menționat faptul că unele programe nu permit utilizatorului accesarea sistemului din locații diferite. Pentru a accesa aplicațiile de la distanță, utilizatorii ar trebui să se asigure că și-au închis sesiunile și s-au deconectat la locul de muncă înainte de a le putea deschide și folosi pe un alt computer.
Sau, ca alternativă ar putea accesa calculatorul de la birou printr-o aplicație de desktop controlat la distanță (TemViewer, Anydesk) astfel, folosesc computerul lor de lucru, dar îl operează de acasă.
Modul de acces la aplicațiile ERP într-un sistem on-premise, se rezumă doar la preferințele conducerii/angajaților. În orice caz, este important ca firmele să stabilească aceste procese și să le testeze în avans. Angajații ar trebui, de asemenea, să se asigure că rețeaua lor de internet poate face față necesităților.
2. Facilitarea comunicării
Pe lângă modelul de ERP folosit, este recomandat să se stabilească niște instrumente comune care să faciliteze comunicarea între angajați.
Acestea pot fi sisteme de mesagerie interne integrate care permit utilizatorilor să comunice între ei direct în cadrul sistemului, ceea ce face ușor să trimită linkuri către lucrări și să actualizeze informații. Mesageriile instantanee, sunt un mod mai eficient de comunicare în timp real în comparație cu e-mailul. Firmele care utilizează sisteme ERP care nu au sisteme de mesagerie internă pot utiliza e-mail sau alte sisteme de mesagerie terțe precum Slack, Google Chat sau Microsoft Teams.
Sistemele de mesagerie instant au avantajul de a permite comunicarea în timp real, fără a fi nevoie să se aștepte sincronizarea și descărcarea e-mailurilor. Aceste instrumente de comunicare instantanee îmbunătățesc colaborarea și eficiența. Punerea în aplicare a acestui lucru este o practică bună indiferent dacă oamenii lucrează sau nu de acasă.
3.Securizarea datelor
De asemenea, ar trebui să fie luate măsuri pentru păstrarea informațiilor în siguranță în timp ce se utilizează un sistem ERP de la distanță. Acest lucru este parțial responsabilitatea companiilor de software și parțial responsabilitatea infrastructurii IT a producătorilor. O mare parte din cerințele minime de securitate sunt determinate de unele dintre noile standarde de securitate a datelor în mediul virtual.
Un exemplu al unuia dintre noile standarde este Certificarea modelului de maturitate pentru cibersecuritate (CMMC). O parte din aceasta acoperă măsuri de bază, cum ar fi complexitatea minimă a parolei și autentificarea în doi pași.
Departamentul de IT al clientului de ERP, ar trebui să se asigure că baza de date a firmelor are firewall-uri și setări corespunzătoare de rețea.
Există și opțiunea de a folosi o listă “albă”(whitelist) pentru IP-uri, care nu va permite utilizatorului să se conecteze în sistem decât dacă adresa IP a computerului pe care îl folosește este înregistrată.
Nu este o idee grozavă să accesezi calculatoarele sau sistemul tău de birou pe rețele deschise, cum ar fi cafenelele/terasele fără să folosești cel puțin un fel de sistem VPN. Dacă aplicațiile sunt in Cloud, atunci asigură-te că ai un program de antivirus eficient.
4.Stabilirea unor proceduri de lucru
Procedurile de lucru automatizate sunt esențiale pentru desfășurarea activității profesionale într-un mediu virtual. În contextul unei transformări digitale, ordinea în care fiecare sarcină trebuie îndeplinită, este stabilită automat. Un sistem ERP facilitează transparența datelor. Ca rezultat, sarcinile vor curge de la un un angajat la altul, urmărind niște seturi de reguli și automatizări, până la încheierea unei activități.
Într-un mediu de lucru la distanță, un flux de lucru automat conectează tot personalul implicat în activitate
Organizarea și tehnologia sunt factori cheie în a beneficia din munca de la distanță, astfel încât o firmă să își poată menține sau chiar crește, performanța, productivitatea și ritmul operațional. Datorită computerizării fluxurilor de lucru, este posibilă menținerea consecvenței în execuția proceselor, chiar și atunci când se lucrează de la distanță.
Mai mult, odată cu automatizarea proceselor, acestea se simplifică și devin organizate și mai accesibile.