De ce este important să înțelegem bine ce înseamnă o configurare de ERP și ce anume o diferențiază de customizare? ! Atunci când  ne referim la softuri de tip ERP, provocarea vine din faptul că fiecare companie de software își crează programele puțin diferit. Configurarea se referă de obicei, la capacitatea unui soft de a executa anumite funcții (“de la naștere”) pe când, customizarea ( dintr-o perspectivă de ansamblu) constă în a construi sau coda ceva ce nu există deja într-un soft “la gata”. Cam ca atunci când vrei să-ți iei o casă la cheie dar ai mai avea nevoie de niște electrocasnice utile pentru tine în mod special.

Atunci când alegem un program de ERP, unul dintre scopurile principale este să găsim un software deja configurat să îndeplinească majoritatea cerințelor afacerii noastre- ca o mașină în care te urci, ai pornit și ai plecat. Un ERP care are deja configurate caracteristicile și funcționalitățile pe care le dorim poate fi implementat ca atare, însă, în cazul în care avem nevoie de niște funcțiuni specifice pe care le vrem introduse special în program,  atunci vorbim de customizare (personalizare) și implicit ... costuri.

Configurare  ERP

Mai jos am făcut o listă cu niște aspecte cheie de care trebuie ținut cont atunci când ne documentăm despre configurarea unui ERP.

1.     Dacă un furnizor de software spune că softul lui poate să facă orice, nu  înseamnă că este și adevărat. Stabiliți de la început care sunt funcționalitățile de bază pe care le doriți, înainte de a semna, pentru a vă asigura că sunt deja configurate altminteri, luați  în considerare o customizare,

2.     Compania ta este pregătită pentru a se adapta și a-și realinia procesele cu modul de lucru din noul soft?

3.     Configurarea aleasă, poate îndeplini criteriile de performanță ale proceselor de calcul și actualitate a datelor, per temen lung? Pe măsură ce afacerea evoluează, și volumul de informații/operații crește, nu-ți dorești ca performanța să scadă deci confgurarea trebuie să fie scalabilă.

4.      Implică-te în validarea configurării unui soft la fel de mult ca atunci când ar fi  vorba de o customizare mai ales dacă afacerea ta are procese complexe. Adică, testează funcțiunile într-o aplicație demonstrativă, cere un demo, sau o prezentare, pe baza unei descrieri a problemelor pe care dorești să le rezolvi. Care sunt șansele ca un soft să facă tot ce vrei tu atunci când îl “scoți din cutie”?!

5.      Vezi dacă există și alte companii similare cu a ta,ca dimensiune sau domeniu de activitate care a implementat configurarea aleasă de tine. Încearcă să-și faci o  părere despre  cum funcționeză în cazul lor.

Customizare și așteptări

Deseori am avut situații în care diferența dintre configurare și customizare nu era foarte clară, prin urmare  au existat și  clienți care aveau așteptări de la o configurare care în mod normal se aliniau cu așteptările rezervate unei customizări. Adică, un sofware bun este configurat pentru a acoperi cât mai multe spețe și își face treaba atât timp cât utilizatorii înteleg funcțiunile dar, dacă există inflexibilitate la compromis față de operarea cu un sistem  gândit /sistematizat  deja într-un anume fel, atunci, problema se pune din start cu  accent pe customizare.

Linia de demarcare între cele două concepte nu este întotdeauna negru pe alb, mai ales pentru ca atât configurarea cât si customizarea unui sistem de lucru, au un numitor comun, si anume programarea unui soft. Partea cea mai dificilă vine din a identifica opțiunile din arealul mare de software ERP de pe piață, și  a o alege pe cea mai potrivită pentru tine, cu customizări minime. Am avut experiența unor clienți care au încercat să asimileze un sistem  din afară care nu era configurat în totalitate pentru nevoile afacerii lor prin intermediul unor customizari costisitoare și frecvente. Aceștia au realizat după un timp, când erau deja  destul înaintați cu implementarea, că au depășit cu mult bugetul inițial motiv pentru care au ales să-l înlocuiască în favoarea unui partener de ERP  local ca Synapsa. De aceea este important să ai o discuție sau mai multe, înainte cu potențialul tău partener de ERP și să înțelegi implicațiile diferențelor dintre o configurare și o customizare.