Folosim module cookie pentru a oferi cea mai bună experiență de navigare pe site. Politica de utilizare a cookie-urilor

La ce nivel de digitalizare e firma ta?




Concret, pentru firma ta, ce înseamna digitalizarea?

Ce procese pot sa fie informatizate? Cât de mult? Cu care sa începi? Cum? Si este aceasta o nevoie reala? Sau doar o optiune?

Ce este digitalizarea?
Optimizarea modelului de business prin utilizarea tehnologiei informatiei.

De mai bine de 20 de ani, cream, implementam, dezvoltam sisteme informatice pentru firmele din România. Si am constatat ca exista niste tipare care arata locul în care se afla o firma, pe calea digitalizarii.


Si am vazut ca scala nevoilor de informatizare a firmei se aseaza foarte bine pe o piramida Maslow. Si explicatia este simpla: o firma este in primul rand un grup de oameni, iar un grup de oameni are nevoi existentiale similare cu nevoile unui singur om.

Si iata paralela.


In piramida lui Maslow avem cele 5 niveluri cunoscute: nevoi fiziologice, nevoia de siguranta, nevoi sociale, de apartenenta, comunicare si afectiune, iubire, nevoia de stima de sine si nevoia de dezvoltare personala.


In mod similar, am asezat pe o piramida nevoia firmei din punctul de vedere al digitalizarii, nevoie care, am constatat, se suprapune cu aceea de intarire a coeziunii informationale a grupului. Pentru ca informatica este instrumentul care rezolva in mod stralucit realizarea coeziunii intre mintile oamenilor.

Ca o paranteza, ce este internetul daca nu liantul de conectare a mintii tuturor oamenilor, intr-un mare creier planetar? La fel si in firma, avem nevoie de aceasta conectare, dar nu oricum, ci rapida, precisa, de incredere, ca niste sinapse, daca vrei, intre neuronii din creierul uman.


Si iata cum am numit nivelurile:

Fluxul de activitate, siguranta datelor, conectivitate, control si scalare.


Sa vedem ce inseamna aceste niveluri, dar mai intai sa ne gandim putin la ce inseamna nivelul din afara acestei scale, care, mergand la extrem, inseamna o firma in care informatizarea lipseste cu desavarsire.

Intr-o firma neinformatizata de loc, circulatia informatiei se realizeaza: verbal, prin telefon sau pe hartie. Intr-un stadiu superior de utilizare a tehnologiei, in comunicare sunt introduse si alte medii ca: mail, chat si teleconferinte.


Si acesta este tot un stadiu neinformatizat, de ce? Pentru ca informatia care se transmite este in forma amorfa, nu este structurata. Si vom reveni asupra acestei diferente importante.


Cazul acesta de firma absolut neinformatizata nu prea mai exista in romania, pentru ca legislatia ne-a fortat sa gasim solutii pentru a ne incadra cel putin in nivelul 1 din piramida.


Nivelul 1 inseamna ca in firma sunt asigurate necesitatile din punct de vedere legal si ca toate documentele legale sunt produse in fluxul de activitate al firmei.

Pentru aceasta este nevoie ca cel putin contabilitatea sa fie inregistrata intr-un program. Si daca nu, cel putin declaratiile fiscale sa fie realizate electronic. Contabilitatea este un serviciu pe care multe firme il au externalizat, dar asta nu inseamna ca firma nu foloseste in esenta programe informatice.

Acesta este nivelul cel mai de jos al acestei benzi a fluxului de activitate. Pe nivelul cel mai de sus, in firma exista programe care rezolva intr-un fel sau altul gestionarea datelor. Si aici ma refer la emiterea facturilor electronice, a NIR-urilor in gestiune, a registrului de casa, si alte documente primare.


De unde stii ca esti inca pe acest nivel? Cand esti preocupat ca firma sa produca cel putin toate documentele legale, sa inregistreze toate informatiile de baza ale firmei si, cel mai important, ca activitatea sa se poata desfasura, asistata si de niste programe informatice.

Deci acesta este nivelul de baza, existential, fiziologic daca vrei, prin asociere, al firmei, fara de care firma nu poate sa-si deruleze activitatea.


De unde stii ca esti la nivelul urmator?

Cand problema care te procupa, lucrul care te enerveaza este din alta sfera, a sigurantei datelor. Si aici nu ma refer la securitatea datelor ca la faptul ca datele sunt nesigure, sunt nisip miscator uneori. Si aceasta iti da in stomac o senzatie neplacuta de nesiguranta si pericol si nervozitate.

Concret:

De cate ori ceri un raport, el vine cu intarziere. Oamenii spun ca este greu de facut si se uita la tine ca si cum le-ai cere avioane. Din nou. Daca ceri rapoarte din doua departamente diferite, care au date comune, ele nu coincid. Oamenii muncesc mult pentru a crea rapoarte de baza. Si cele mai dificile sunt rapoartele “incrucisate” – in care se afla date produse de doua sau mai multe departamente diferite.


De ce apare aceasta situatie?

Pentru ca fiecare departament lucreaza cu programul lui. Si iata exemplul obisnuit al triunghiului magic, format de contabilitate, gestiune si vanzari.

Ai putea crede ca schema de functiune a acestor departamente este asta. O schema prin care datele se transfera de la un departament la altul. Adica, de la facturare, se trasfera o lista de facturi pentru a fi contabilizata, de la facturare se tranfera o lista de marfri pentru a fi scazute din stoc, de la gestiune se transfera o lista de nir-uri si bonuri de consum pentru a fi inregistrate in contabilitate, pentru ca in fimal, contabilitatea sa realizeze inchiderea de luna.

In realitate, aceasta este o schema foarte neproductiva.

Evident, aceste departamente au foarte multe date comune. Aceleasi liste de clienti, aceleasi facturi emise care tebuie introduse de doua ori. Aceiasi furnizori si in contabilitate si in gestiune. Aceleasi asrticole si in facturare si in stocuri.

O sa spui , nu in firma mea nu se introduc manual, se exporta din programul de facturare si se importa in contabilitate. Este acelasi circuit defectuos. Simplu, pentru ca de cate ori apar dubluri ale adatelor in baze de date diferite, sincronizarea lor trebuie mentinuta iar acesta este un mare effort. In plus, nu poti avea acele rapoarte incrucisate instant, ci nu mai dupa ce se realizaeaza tranferulruile de date. Daca o factura este anulata, modificata, stearsa, acest lucru trebuie facut manual si in contabilitate, etcetera.


Cum treci de la acest nivel la urmatorul? Ai nevoie de un sistem informatic integrat. Si nu orice fel ci unul ERP. Nu orice set de programe este ERP ci nu mai unul care, printre altele, reuseste sa contabilizeze instant orice tranzactie din firma. Se poate acest lucru. Nu sa transfere date de colo colo dintr-un program in altul la sfarsitul lunii.

Adica de indata ce la comercial se emite o factura, ea apare si in registrul de vanzari la contabilitate, unde contabilul nu trebuie sa o opereze din nou ci doar sa verifice registrul si eventual notele contabile. Daca factura respectiva contina marfuri, aceste se pot scadea din stoc automat, iar scaderea lor este reliefata si on contabilitate, tot in acel moment, astfel incat valoarea stocului din contabilitate intotdeauna coincide cu valoarea stocului din gestiune.


Cum stii ca ai trecut si de acest nivel? Cand nu te mai procupa aceste lucururi si ai probleme din alte sfere. Si anume, mai sunt si alte procese in firma care nu functioneaza cu precizie.

Acestea disfunctii au existat din totdeauna in firma dar nu au ajuns pe un nivel de prioritate pentru ca celelalte niveluri de mai jos au fost mai stringente – vitale.

Deci la cest nivel, una din problemele care te preocupa este asa zisul “telefonul fara fir”.

Cu alte cuvinte, informatiile prin firma si in afara ei circula incet si inexact. Si este usor sa iti dai seamna, mai aels din exteriorul firmei, ca acest stadiu nu a fost depasit. Ca si client, sau chiar furnizor nu iti place relatia cu o firma in care comunicarea nu se realizeaza corect. Si nici ca membru al echipei nu este esti fericit cu acesta stare de fapt.

Exemplu clasic: Ca si client, plasez o sesizare la furnizorul meu, in legatura cu o comanda. Agentul, terminalul care mi-a preluat sesizarea pleaca in concediu. Iar sesizarea mea este data uitarii. Cand revin cu sesizarea mea, colegii nu stiu despre ce este vorba.


Si aici este momentul sa vorbim despre informatii amorfe versus informatii structurate. In acest context, o informatie structurata este una care poate sa fie stocata, selectata, auditata si poate sa fie baza pentru statistici.

Exemplu, o sesizare primita telefonic este o informatie amorfa. Pentru a deveni structurata, este necesar ca agentul sa o introduca intr-un sistem informatic in care sa capete structura, cam asa cum am transforma o omleta cruda in oua intregi si le-am pune intr-un cofrag unde pot fi numarate si vopsite diferit de paste.


Cand ai trecut si de aceasta faza?
Cand prioritatea este pentru a intari controlul asupra proceselor din firma. Pentru asta, ai nevoie de sisteme de analiza informatiei.

Daca ai ajuns pana aici, inseamna ca firma ta produce in mod curent o baza de date complexa. Si daca implementarea s-a realizat corect, aceasta baza de date contine deja toate datele de care ai nevoie pentru analiza. De exemplu, informatiile repartizate pe centrele de cost si profit.

Ce ai nevoie este sa ai acele instrumente care sa te ajute sa o analizezi. Acum este momentul sa ai posibilitatea de a avea o viziune atat globala cat si analitica a (de drill down) asupra activitatii, si sa ai acest lucru instant, in orice moment. Asta inseamna control. Cunoastere si acces instant. Nu poti sa controlezi ceva ce s-a intamplat deja si ai aflat abia acum. In realitate nu poti sa dai undo. Nu se poate sa… nu mi-a cazut inghetata pe jos.

Evident aceasta nevoie exista din totdeauna, dar acum abia ajunge in topul prioritatilor, cand celelalte funtioneaza fara hopuri. Iar cand apar exceptii exista timp pentru a la observa si le trata.


De ce exista timp? Pentru ca oamenii nu mai sunt atat de mult propocupati cu lucrarile repetitive, si se pot concentra pe exceptii si pot fi creativi. Acesta este nivelul de echilibru, control si corespunde cu nivelul de self esteem din piramida lui Maslow.

Iar in momentul in care exista echilibru si control pe acest nivel al firmei este momentul pentru trecerea la nivelul urmator, pentru scalare.


Si evident, cand iei decizia de a scala afacerea, de exemplu, pentru a te extinde si in alte orase sau tari, va fi nevoie sa treci din nou prin piramida, de jos in sus.