Concret, pentru firma ta, ce înseamna digitalizarea?
Ce procese pot sa fie
informatizate? Cât de mult? Cu care sa începi? Cum? Si este
aceasta o nevoie reala? Sau doar o optiune?
Ce este digitalizarea?
Optimizarea modelului de business prin utilizarea tehnologiei informatiei.
De mai bine
de 20 de ani, cream, implementam, dezvoltam sisteme informatice pentru firmele
din România. Si am constatat ca exista niste tipare care arata locul în care se
afla o firma, pe calea digitalizarii.
Si am vazut ca scala
nevoilor de informatizare a firmei se aseaza foarte bine pe o piramida Maslow.
Si explicatia este simpla: o firma este in primul rand un grup de oameni, iar
un grup de oameni are nevoi existentiale similare cu nevoile unui singur om.
Si iata
paralela.
In
piramida lui Maslow avem cele 5 niveluri cunoscute: nevoi fiziologice, nevoia
de siguranta, nevoi sociale, de apartenenta, comunicare si afectiune, iubire,
nevoia de stima de sine si nevoia de dezvoltare personala.
In mod
similar, am asezat pe o piramida nevoia firmei din punctul de vedere al
digitalizarii, nevoie care, am constatat, se suprapune cu aceea de intarire a
coeziunii informationale a grupului. Pentru ca informatica este instrumentul
care rezolva in mod stralucit realizarea coeziunii intre mintile oamenilor.
Ca o
paranteza, ce este internetul daca nu liantul de conectare a mintii tuturor
oamenilor, intr-un mare creier planetar? La fel si in firma, avem nevoie de
aceasta conectare, dar nu oricum, ci rapida, precisa, de incredere, ca niste
sinapse, daca vrei, intre neuronii din creierul uman.
Si iata cum
am numit nivelurile:
Fluxul de
activitate, siguranta datelor, conectivitate, control si scalare.
Sa vedem ce
inseamna aceste niveluri, dar mai intai sa ne gandim putin la ce inseamna
nivelul din afara acestei scale, care, mergand la extrem,
inseamna o firma in care informatizarea lipseste cu desavarsire.
Intr-o
firma neinformatizata de loc, circulatia informatiei se realizeaza:
verbal, prin telefon sau pe hartie. Intr-un stadiu superior de utilizare a
tehnologiei, in comunicare sunt introduse si alte medii ca: mail, chat si
teleconferinte.
Si acesta
este tot un stadiu neinformatizat, de ce? Pentru ca informatia care se
transmite este in forma amorfa, nu este structurata. Si vom reveni asupra
acestei diferente importante.
Cazul
acesta de firma absolut neinformatizata nu prea mai exista in romania, pentru
ca legislatia ne-a fortat sa gasim solutii pentru a ne incadra cel putin in
nivelul 1 din piramida.
Nivelul 1
inseamna ca in firma sunt asigurate necesitatile din punct de vedere legal si
ca toate documentele legale sunt produse in fluxul de activitate al firmei.
Pentru
aceasta este nevoie ca cel putin contabilitatea sa fie inregistrata intr-un
program. Si daca nu, cel putin declaratiile fiscale sa fie realizate
electronic. Contabilitatea este un serviciu pe care multe firme il au
externalizat, dar asta nu inseamna ca firma nu foloseste in esenta programe
informatice.
Acesta este
nivelul cel mai de jos al acestei benzi a fluxului de activitate. Pe nivelul
cel mai de sus, in firma exista programe care rezolva intr-un fel sau altul
gestionarea datelor. Si aici ma refer la emiterea facturilor electronice, a
NIR-urilor in gestiune, a registrului de casa, si alte documente primare.
De unde
stii ca esti inca pe acest nivel? Cand esti preocupat ca firma sa produca cel
putin toate documentele legale, sa inregistreze toate informatiile de baza ale
firmei si, cel mai important, ca activitatea sa se poata desfasura, asistata si
de niste programe informatice.
Deci acesta
este nivelul de baza, existential, fiziologic daca vrei, prin asociere, al
firmei, fara de care firma nu poate sa-si deruleze activitatea.
De unde
stii ca esti la nivelul urmator?
Cand
problema care te procupa, lucrul care te enerveaza este din alta sfera, a
sigurantei datelor. Si aici nu ma refer la securitatea datelor ca la faptul ca
datele sunt nesigure, sunt nisip miscator uneori. Si aceasta
iti da in stomac o senzatie neplacuta de nesiguranta si pericol si nervozitate.
Concret:
De
cate ori ceri un raport, el vine cu intarziere. Oamenii spun ca este greu de
facut si se uita la tine ca si cum le-ai cere avioane. Din nou. Daca ceri
rapoarte din doua departamente diferite, care au date comune, ele nu coincid.
Oamenii muncesc mult pentru a crea rapoarte de baza. Si cele mai dificile sunt
rapoartele “incrucisate” – in care se afla date produse de doua sau mai multe
departamente diferite.
De ce apare
aceasta situatie?
Pentru ca
fiecare departament lucreaza cu programul lui. Si iata exemplul obisnuit al
triunghiului magic, format de contabilitate, gestiune si vanzari.
Ai putea
crede ca schema de functiune a acestor departamente este asta. O schema prin
care datele se transfera de la un departament la altul. Adica, de la facturare,
se trasfera o lista de facturi pentru a fi contabilizata, de la facturare se
tranfera o lista de marfri pentru a fi scazute din stoc, de la gestiune se
transfera o lista de nir-uri si bonuri de consum pentru a fi inregistrate in
contabilitate, pentru ca in fimal, contabilitatea sa realizeze inchiderea de
luna.
In
realitate, aceasta este o schema foarte neproductiva.
Evident, aceste departamente au foarte multe date comune. Aceleasi
liste de clienti, aceleasi facturi emise care tebuie introduse de doua ori.
Aceiasi furnizori si in contabilitate si in gestiune. Aceleasi asrticole si in
facturare si in stocuri.
O sa spui ,
nu in firma mea nu se introduc manual, se exporta din programul de facturare si
se importa in contabilitate. Este acelasi circuit defectuos. Simplu, pentru ca
de cate ori apar dubluri ale adatelor in baze de date diferite, sincronizarea
lor trebuie mentinuta iar acesta este un mare effort. In plus, nu poti avea
acele rapoarte incrucisate instant, ci nu mai dupa ce se realizaeaza
tranferulruile de date. Daca o factura este anulata, modificata, stearsa, acest
lucru trebuie facut manual si in contabilitate, etcetera.
Cum treci
de la acest nivel la urmatorul? Ai nevoie de un sistem informatic integrat. Si
nu orice fel ci unul ERP. Nu orice set de programe este ERP ci nu mai unul
care, printre altele, reuseste sa contabilizeze instant orice tranzactie din
firma. Se poate acest lucru. Nu sa transfere date de colo colo dintr-un program
in altul la sfarsitul lunii.
Adica de
indata ce la comercial se emite o factura, ea apare si in registrul de vanzari
la contabilitate, unde contabilul nu trebuie sa o opereze din nou ci doar sa
verifice registrul si eventual notele contabile. Daca factura respectiva contina
marfuri, aceste se pot scadea din stoc automat, iar scaderea lor este reliefata
si on contabilitate, tot in acel moment, astfel incat valoarea stocului din
contabilitate intotdeauna coincide cu valoarea stocului din gestiune.
Cum stii ca
ai trecut si de acest nivel? Cand nu te mai procupa aceste lucururi si ai
probleme din alte sfere. Si anume, mai sunt si alte procese in firma care nu
functioneaza cu precizie.
Acestea
disfunctii au existat din totdeauna in firma dar nu au ajuns pe un nivel de
prioritate pentru ca celelalte niveluri de mai jos au fost mai stringente –
vitale.
Deci la
cest nivel, una din problemele care te preocupa este asa zisul “telefonul fara
fir”.
Cu alte
cuvinte, informatiile prin firma si in afara ei circula incet si inexact. Si este
usor sa iti dai seamna, mai aels din exteriorul firmei, ca acest stadiu nu a
fost depasit. Ca si client, sau chiar furnizor nu iti place relatia cu o firma
in care comunicarea nu se realizeaza corect. Si nici ca membru al echipei nu
este esti fericit cu acesta stare de fapt.
Exemplu
clasic: Ca si client, plasez o sesizare la furnizorul meu, in legatura cu o
comanda. Agentul, terminalul care mi-a preluat sesizarea pleaca in concediu. Iar
sesizarea mea este data uitarii. Cand revin cu sesizarea mea, colegii nu stiu
despre ce este vorba.
Si aici
este momentul sa vorbim despre informatii amorfe versus informatii structurate.
In acest context, o informatie structurata este una care poate sa fie stocata,
selectata, auditata si poate sa fie baza pentru statistici.
Exemplu, o
sesizare primita telefonic este o informatie amorfa. Pentru a deveni
structurata, este necesar ca agentul sa o introduca intr-un sistem informatic
in care sa capete structura, cam asa cum am transforma o omleta cruda in oua
intregi si le-am pune intr-un cofrag unde pot fi numarate si vopsite diferit de
paste.
Cand ai
trecut si de aceasta faza?
Cand prioritatea este pentru a intari controlul
asupra proceselor din firma. Pentru asta, ai nevoie de sisteme de analiza
informatiei.
Daca ai
ajuns pana aici, inseamna ca firma ta produce in mod curent o baza de date
complexa. Si daca implementarea s-a realizat corect, aceasta baza de date
contine deja toate datele de care ai nevoie pentru analiza. De exemplu,
informatiile repartizate pe centrele de cost si profit.
Ce ai
nevoie este sa ai acele instrumente care sa te ajute sa o analizezi. Acum este
momentul sa ai posibilitatea de a avea o viziune atat globala cat si analitica
a (de drill down) asupra activitatii, si sa ai acest lucru instant, in orice
moment. Asta inseamna control. Cunoastere si acces instant. Nu poti sa
controlezi ceva ce s-a intamplat deja si ai aflat abia acum. In realitate nu
poti sa dai undo. Nu se poate sa… nu mi-a cazut inghetata pe jos.
Evident
aceasta nevoie exista din totdeauna, dar acum abia ajunge in topul
prioritatilor, cand celelalte funtioneaza fara hopuri. Iar cand apar exceptii
exista timp pentru a la observa si le trata.
De ce exista
timp? Pentru ca oamenii nu mai sunt atat de mult propocupati cu lucrarile
repetitive, si se pot concentra pe exceptii si pot fi creativi. Acesta este
nivelul de echilibru, control si corespunde cu nivelul de self esteem din
piramida lui Maslow.
Iar in
momentul in care exista echilibru si control pe acest nivel al firmei este
momentul pentru trecerea la nivelul urmator, pentru scalare.
Si evident,
cand iei decizia de a scala afacerea, de exemplu, pentru a te extinde si in
alte orase sau tari, va fi nevoie sa treci din nou prin piramida, de jos in
sus.