ERP inseamna softul central al unei firme si orice firma cam are nevoie de unul. Inseamna ca orice ERP este potrivit cu orice firma si e doar o chestie de stabilire a pretului corect? Nu, evident. Anumite ERP-uri se potrivesc mai bine cu anumite industrii.
Dar exista multi factori de stabilire a pretului unui ERP si acest lucru face calculul suficient de complex pentru a nu putea fi afisat intr-un website intr-un calculator de preturi ca in configuratoarele de dotari la masini, de exemplu.
Ca sa-ti faci o idee la ce te poti astepta atunci cand ceri o oferta de pret de ERP, iata doua metode de evaluare, vazute din doua directii opuse:
1. Elemente de pret luate in calcul de furnizorul de software/servicii - O metoda in care se iau in calcul cheltuielile furnizorilor de software si/sau servicii in proiectul respectiv.
2. Cheltuieli diminuate prin implementarea sistemului informatic - O metoda in care se iau in calcul cheltuielile economisite in firma ta prin implementarea sistemului ERP respectiv.
Ambele metode trebuie sa tina seama de Factorii de crestere sau scadere a pretului sistemului informatic si respectiv a cheltuielilor operationale, specifici firmei tale.
In ultima instanta, ceea ce conteaza pentru tine este evaluarea prin metoda a doua. Pentru ca asta iti va da o buna idee despre pragul de la care implementarea unui sistem informatic iti aduce eficienta crescuta.
Vezi mai departe cele doua metode de evaluare, precum si factorii de crestere sau scadere a pretului.
Partea I Elemente de pret luate in calcul de furnizorul de software/servicii
Pentru furnizorul de software, pretul este compus din anumite componente, pe care le va detalia sau ti le va prezenta ca un pachet in cadrul ofertei. Marimea pretului pentru fiecare componenta este data de anumiti factori luati in calcul.
Componentele pot fi dintre urmatoarele. Nu toate sunt prezente in fiecare proiect. Nu toate serviciile sunt realizate neaparat de acelasi furnizor, ca de exemplu, in cazul in care integratorul este diferit de producatorul de software.
Licente
- Licente de aplicatii
- Licente de baze de date
- Alte licente de software auxiliar de la terte parti, cum ar fi sisteme de operare, softuri de arhivare, antivirusi, etc
Cheltuieli cu ore de munca specializata ale personalului propriu pentru:
- Analiza proiectului
- Importuri de date de initializare
- Instalare servere, sisteme de operare si baze de date
- Configurarea aplicatiei pentru specificul firmei tale
- Instruirea personalului prin intalnire sau prin diverse canale de comunicatie
- Elaborarea de documentatie
- Dezvoltare software de customizare
- Comunicare
- Asistenta de specialitate pe diferite domenii: de ex. contabilitate sau resurse umane
- Verificarea datelor de pornire dpdv al integritatii si coerentei
- Mentenanta sistemului dpdv tehnic
- Dezvoltarea aplicatiei in pas cu legislatia si noutatile
- Distribuirea actualizarilor de aplicatii
- Documentarea noutatilor
- Newslettere si change log-uri ca sa te tina informat
- Asistenta, asistenta si iar asistenta prin telefon, chat, mail si tichete
- Si in final culegerea testimonialelor si redactarea povestilor de succes
Cheltuieli de la terti
- Cheltuieli de gazduire si alte servicii din data centere
- Alte servicii hardware si software
Si mai sunt si altele.
Toate aceste cheltuieli trebuie evaluate de furnizorul de software in termeni de timp si bani pentru fiecare proiect in parte si devin componente ale pretului.
Partea a IIa – Cheltuieli diminuate in firma ta prin implementarea softului potrivit
Si acum sa vedem cum poti evalua impactul pe care il va avea noul sistem informatic in firma ta, in termeni de costuri.
Operarea multipla
In primul rand, un sistem informatic integrat trebuie sa elimine operarea datelor de mai multe ori.
Exemple:
- Introducerea in contabilitate a facturilor emise de catre comercial
- Introducerea in contabilitate a incasarilor din casierii
- Introducerea in contabilitate a facturilor de achizitie pentru care s-au intocmit NIR-uri in depozite
In aceeasi categorie intra si transferurile de date intre programe cu baze de date diferite. Exemple:
- Expotul datelor din comercial, casierii, depozite in vederea importului de date in contabilitate
- Importul de date in contabilitate su verificarea corelatiilor intre comercial, contabilitate si gestiune
Contabilitatea primara
Sistemul informatic trebuie sa inregistreze automat in contabilitate toate documentele primare emise sau inregistrate in aplicatie. Exemple: facturi, nir-uri, avize, bonuri de consum, transferuri, custodii, etc. Deci nu va mai fi nevoie de ore de munca pentru operarea contabilitatii primare.
Gestiunea si productia
Sistemul ERP trebuie sa automatizeze procesele de inregistrare a productiei, de scadere a materiei prime si de descarcare a vanzarilor. Deci nu va mai fi nevoie de ore de munca pentru evidenta acestora.
Generarea documentelor
Daca anumite documente erau create manual, prin sistemul informatic ele ar putea sa fie generate automat sau semi-automat. Exemple: Facturi, avize, oferte, contracte, procese verbale, documente de personal, etc.
Consolidari
In cazul in care firma are mai multe puncte de lucru si in fiecare exista cate o baza de date locala, sistemul informatic centralizat trebuie sa ofere posibilitatea de a lucra simultan in toate, in aceeasi baza de date, in conditii de confidentialitate. Astfel, nu vor mai fi necesare operatii de genul:
- Exporturi din baze de date locale
- Importuri de date in baza de date centrala
- Verificari intre centru si punctele de lucru
Rapoarte de analiza
Intrucat toate datele vor fi intr-o baza de date unica, sistemul trebuie sa contina o gama bogata de rapoarte uzuale precum si sa ofere posibilitatea de a defini formule de indicatori pentru rapoarte si statistici specifice firmei tale, pe care sa le poti consulta in orice moment.
Deci nu va mai fi nevoie ca un om sa adune aceste informatii in fisiere excel.
Analizeaza munca necesara pentru a realiza toate aceste operatii, in termeni de ore si salarii, inclusiv taxe, precum si toate cheltuielile pentru mentinerea posturilor respective.
Calculeaza aceasta suma, X lei/ luna ce pot fi economisiti prin implementarea softului potrivit.
Intrucat calculele furnizorului sunt in legatura cu aceiasi factori pe care ii evaluezi si tu, este posibil ca pretul pe care ti-l va propune sa fie apropiat.
Deci, iata, poti sa il anticipezi in acest fel.
Daca abonamentul lunar pe care ti-l propune furnizorul de software este de valoare mai mica, esti deja in profit.
In afara de asta, evalueaza faptul ca toate procesele enumerate mai sus nu se vor mai realiza cu intarziere, ci instant. Ce inseamna aceasta in termeni de eficienta a firmei tale? Ca vei putea prelua comenzile mai multor clienti in acelasi interval de timp? Ca te vei putea extinde si pe alte piete? Vei putea scala afacerea in orice alt mod? Evalueaza asta in banii pe care ii poti castiga in medie pe luna.
Care este pierderea pe care o ai din cauza intarzierilor sau impreciziei sistemului pe care il ai in acest momen? Evalueaza in bani.
Care este pierderea potentiala pentru ca nu te-ai extins deja in acele domenii la care visezi de mult? Simti ca nu ai control destul de bun asupra afacerii la marimea actuala? Care este pierderea potentiala din mentinerea acestei stari de fapt?
Iata cateva dintre cele mai obisnuite metode de a evalua oportunitatea si beneficiile potentiale ale implementarii unui sistem informatic nou, precum si o metoda de anticipare a ofertei de la furnizorul de software ERP sau/si CRM.
Partea a IIIa - Factori de crestere si scadere a pretului
Factori de crestere sau scadere a pretului sistemului informatic specifici firmei tale
- Domeniul de activitate. Anumite domenii implica mai multe tranzactii. Cu cat mai multe tranzactii pe luna (indiferent de valoarea medie a acestora) cu atat pretul serviciilor din proiect creste. Tot domeniul de activitate da nivelul de diversitate al tranzactiilor. Cu cat diversitatea e mai mare cu atat pretul creste.
- Anvergura firmei este importanta, atat pentru a da o evaluare a numarului de tranzactii cat si a numarului de utilizatori implicati. La fel, pretul este proportional si cu numarul de utilizatori si cu varietatea posturilor.
- Nivelul de informatizare de la care se porneste in proiect. Pretul este invers proportional cu acesta.
- Nivelul de organizare pe care il are firma la momentul pornirii proiectului. Cu cat firma este deja mai bine organizata, cu atat implementarea va fi mai usoara si mai rapida, deci pretul mai scazut.
- Nivelul la care firma vrea sa ajunga, in termeni de automatizare, organizare si analiza. Pretul este proportional cu acesta.
- Nivelul emotional al oamenilor din firma ta – cu cat mai bun, cu atat mai usoara va fi colaborarea cu ei, si atunci pretul mai scazut
- Dorinta de schimbare, capacitatea de comunicare a echipei tale, existenta unui manager de proiect in cadrul firmei tale, existenta unei echipe de IT, nivelul de implicare crescut al conducerii – toate acestea sunt factori de scadere a pretului.
Iata de ce doua firme din aceeasi breasla si cu acelasi numar de salariati pot primi preturi diferite de la acelasi furnizor de software.
Aceiasi factori dau si ordinul de marime in evaluarea cheltuielilor operationale inlocuite prin introducerea softului potrivit. De exemplu, daca facturile emise la comercial erau introduse din nou si in contabilitate, conteaza daca erau 10 pe zi sau 100. Evalueaza acestea in termeni de ore de munca si salarii.