La un anumit punct din evoluția sa, orice afacere în creștere se află față în față cu decizia de a înlocui sistemul  existent de Contabilitate  (aplicații primitive de contabilitate sau sisteme de calcul tabelar) cu o platformă consolidată de ERP. Odată  ce ai decis că “acum este momentul” și că este necesar să alegi și să implementezi un sistem ERP , ce urmează?!  În timp  ce unii proprietari de afaceri din organizații mai mari au avut posibilitatea să urmărească în trecut derularea unor implementări, pentru alții  este un demers complet nou.

Majoritatea informațiilor despre cele mai bune practici în implementarea unui sistem nou, se referă la entității de orice dimensiune dar importanța prioritizării poate varia pentru o afacere de dimensiuni mici. Pentru acei antreprenori sau proprietari ai unei afaceri de dimensiuni mici care se îndreaptă către o prima lor transformare ERP, am scos în evidență câteva considerente care vă pot ajuta să  țineți cursul.

Nu subestima o evaluare adecvată a software-ului!

Este probabil să vrei să folosești noul tău program de software într-un mod cât mai corect și mai eficient dar trebuie să ai în vedere că un soft nu poate face mai mult decât programat să facă. Acest lucru înseamnă că dacă tu ai niște procese sau proceduri care te diferențiază de competiție, va trebui să iți planifici să păstrezi o platformă existentă care va trebui integrată ulterior sau.. să iei în considerare o posibilă schimbare a produsului/serviciului oferit, în viitor, de aceea trebuie să te asiguri ca acel soft își va face treaba.

Scenariul pentru majoritatea firmelor de dimensiuni mici care se îndreaptă către primul lor ERP este de cele mai multe ori același. Au discutat cu o companie de software sau au primit o recomandare de la cineva din anturajul colaborărilor din trecut,  sau au ajuns în contact cu nume de companii de software uzuale cu marketing centrat pe companii mici. Deși toate acestea sunt ok, nu  funcționează întotdeauna. În plus, mulți antreprenori care nu își fac temele pot avea surprize legate de costurile adiacente cum ar fi modulele avansate,  produsele suplimentare necesare, integrare sau costuri de mentenanță. De aceea e indicat să te informezi cât mai bine înainte de a semna cu o companie mare de ERP.

Nu te grăbi!

În timp ce poți fi nerăbdător să treci și de acest hop, a grăbi implemetarea unei aplicații de tip Enterprise rareori are rezultatele dorite. Mai ales dacă aceasta este prima ta încercare. Asigură-te că primești răspunsuri la toate întrebările pe care le ai.. Afacerea ta probabil nu poate suporta un impact major asupra operațiilor  așa că trebuie să ai o  încredere  fermă în abordarea ta înainte de a continua.

Asigură-te că ai control asupra frâielor!

Dacă te simți zorit și nu ești sigur de ce anume se întâmplă și de ce se  fac lucrurile într-un anume fel în timpul implementării sau dacă simți că există o atmosferă de stres inexplicabil în cadrul afacerii tale sau mai mult, în relația cu clienții tăi, trebuie să expui problema și să te asiguri că partenerul care realizează implementarea este pe aceași pagină cu tine.  Sunt 3 lucruri pe care să le ai în vedere în cazul unei implementări:

·    Furnizorul de software vrea ca tu să ai succes, dar interesul lui primează. Cu cât se finalizează implementarea mai repede în termeni contractuali, cu atât mai bine și pentru ei.

·    Studiază timeline-ului și implicațiile pe care le pot avea întreruperile , de exemplu,  cum ar afecta afacerea ta, dacă ar fi nevoie să fie oprite temporar operațiile?

·     Dacă nu înțelegi aspectele implementării  pe parcursul ei, riști să devii dependent de consultanță după finalizarea acesteia ceea ce s-ar putea dovedi foarte costisitor pe termen lung în funcție de opțiunile pe care ți-le oferă partenerul ERP.

Înainte de a începe, documentează-ți minuțios starea actuală a sistemelor și proceselor!

Pentru o organizație mai mare, acest lucru poate fi firesc dar de multe ori, pentru afacerile mici se omite inventarierea sistemelor folosite pentru diverse procese,de exemplu: calcularea taxelor, valutei, management-ul inventarului, CRM, și alte nevoi de business.  Este necesar să te asiguri că partenerul care implementează noul sistem, are o listă cu  aplicațiile existente înainte de a semna pentru serviciile sale. Lista trebuie să includă și modelele de foi de calcul sau alternativele folosite de angajați pentru a fi luate în vedere, altfel există riscul ca acestea să reapară și după implementarea sistemului ERP.

Comunicarea cu angajații tăi este vitală!

Oricare ar fi numărul angajaților din compania ta, este necesar să îi informezi cu privire la conceputul de schimbare a sistematizării modului în care lucrează pentru a asigura succesul unei implementări. Deși este probabil să te confrunți și cu o oarecare  rezistență la nou din partea angajaților tăi, comunicarea eficientă poate diminua scepticismul și crește constructivitatea din cadrul echipei pe măsură ce implementarea avansează.