Ce probleme poate sa rezolve? Cum poate sa imbunatateasca performanta firmei? Ca sistem, ERP exceleaza in gestionarea circuitelor inter-departamentale, cum ar fi, de exemplu: drumul parcurs de comanda unui client pana la livrare si incasare. De aceea se spune adesea ca este 'back-office software', desi multi producatori au dezvoltat sisteme CRM (Customer Relationship Management) complementare care rezolva inclusiv activitatile de prospectare, ofertare si vanzare. Ceea ce face cel mai bine un astfel de sistem este sa ia comanda clientului si sa ofere un 'canal de navigatie' automatizat pentru parcurgerea tuturor pasilor necesari pentru procesarea comenzii pana la final. Cand operatorul introduce o comanda de la un client intr-un sistem informatic integrat, el are toate informatiile necesare completarii comenzii (istoricul incasarilor de la clientul respectiv, de la financiar, cantitatile de articole in depozite, programarea livrarilor, etc.)
Toti oamenii in aceste departamente vad aceleasi inforamtii si pot sa le actualizeze. Cand un departament termina treaba cu o comanda, aceasta este transmisa automat de sistem catre urmatorul departament. Pentru a afla in ce stadiu este o comanda la un moment dat e suficient sa intri in sistem si sa o cauti. Cu putin noroc, comanda trece ca fulgerul prin firma si este livrata clientului mai repede si mai corect ca inainte.
ERP poate sa aplice acelasi fel de magie si pentru alte procese economice interne.
Acesta este, cel putin, visul ERP-ului. Realitatea este putin mai dura.
Sa ne intoarcem pentru un minut la programele separate dinainte de implementarea ERP-ului. Procesul nu era prea eficient, dar era simplu. Contabilitatea isi facea treaba ei, cei de la depozit pe a lor si daca ceva nu mergea bine in afara biroului lor era problema altcuiva. Dar s-a terminat cu asta. Acum reprezentantul de vanzari nu mai este doar un operator care introduce numele cuiva pe un formular si apoi apasa enter. Interfata sistemului il face om de afaceri. Ii spune care este istoricul platilor clientului, ii spune cantitatile din stocuri. Va plati clientul la timp? Vom fi capabili sa livram la timp aceasta comanda? Acestea sunt intrebari pe care acest om nu trebuia sa si le puna pana acum iar raspunsul la ele il afecteaza atat pe client cat si alte departamente din firma. Dar nu numai cei de la vanzari trebuie sa se trezeasca. Cei de la depozit, care obisnuiau sa tina situatia stocului in minte, pe fise de magazie, in caiet sau intr-un program separat vor trebui sa puna aceste informatii online, in sistem, si inca in timp real. Daca nu fac asta, reprezentantul de vanzari il va anunta pe client ca articolele dorite de el nu sunt in stoc. Ar fi pacat, nu?
Resonsabilitatea, acuratetea si capacitatea de comunicare nu au mai fost testate niciodata astfel.
Oamenilor nu le place sa se schimbe iar un sistem nou le cere sa-si schimbe felul in care lucreaza. De aceea sistemul este greu de evaluat la adevarata valoare. Software-ul este mai putin important decat schimbarile pe care trebuie sa le faca firma in felul in care isi desfasoare activitatea. Daca folosesti ERP pentru a imbunatati felul in care oamenii primesc comenzile, fabrica bunurile, le livreaza, le factureaza si le incaseaza atunci vei vedea valoarea sistemului. Daca doar instalezi soft-ul fara sa schimbi felul in care decurge activitatea, atunci nu vei vedea nici o valoare - de fapt, prin inlocuirea unor programe pe care toata lumea le stia, cu unele pe care nimeni nu stie sa le foloseasca, treaba va merge si mai incet.
Concluzie: ERP poate si trebuie sa imbunatateasca performanta firmei, DACA acesta este intr-adevar scopul pe care il urmaresti.