Afacerile mici și mijlocii din prezent, au o varietate mare de opțiuni atunci când trebuie să aleagă un software ERP avantajos. Dar orice fel de platformă ai alege, fie SaaS sau on-premise, există niște costuri pe care să le iei în considerare și care nu se văd neapărat... la prima vedere. Acestea constă  în primul rând în licențele suplimentare, care este posibil să nu fie incluse în abonament.

Ce drepturi trebuie să verifici cu partenerul de ERP dacă sunt sau nu incluse în abonament,  înainte de a te urca la bord,  pentru a nu avea surprize legate de costuri, mai târziu:

1.Licențele de sistem

Ce module intră în pachetul ales de tine? Dacă există aplicații care nu sunt incluse în soluția aleasă dar de care ai nevoie, există posibilitatea să fie necesar să le plătești separat.

2.Licențele pentru utilizatori

Care este numarul maxim de utilizatori pe care îi poți adăuga în sistem, în limita abonamentului. Majoritatea pachetelor standard de pe piață, includ între 1-5 utilizatori. Pentru a adăuga mai mulți, vei fi taxat în plus. Dacă este cazul, optează pentru o licență pentru utilizatori multipli pentru că este mai avantajos pe termen lung decât a lua câte o licență pentru fiecare utilizator în parte.

3.Licența pentru accesarea aplicațiilor de la distanță

Aplicațiile de mobil pentru ERP-ul de azi, sunt ca pâinea pentru mesele românilor. Mulțumită smartphone-urilor, poți accesa informațiile de oriunde ai fii. În majoritatea cazurilor, drepturile pentru utilizarea lor sunt incluse în abonament dar există și excepții în care pot exista costuri separate.

4.Licențele de suport

Nu toți furnizorii de ERP au inclusă opțiunea de suport post implementare. Unele companii pot impune costuri suplimentare pentru suportul tehnic în funcție de frecvența cu care îl folosești, pentru instrumentele de învățare, mesagerie/ live-chat, sau vizitele on-site.

5.Licențele pentru integrarea bazelor de date

Pentru a agrega niște baze de date diferite cum ar fi  cea pentru Inventariere, Producție sau Plăți, este posibil să fii nevoit să adaugi și o licență de middleware.

6.Licențe pentru  versiunile noi

Ai grjă la ce cumperi.  Abonamentul care te interesează include si actualizările de sistem? Nu toate companiile de ERP  includ accesul la un upgrade într-un abonament. Pot exista tactici prin care să ajungi să fii nevoit să plătești pentru instalarea unei versiuni noi și astfel să ai costuri suplimentare doar pentru a menține sistemul la un nivel adecvat de funcționare.

Pe lângă licențe în unele cazuri pot apărea și costuri legate de:

Servere: Dacă vorbim despre o implementare on-premise, trebuie să ai în vedere unde îți vei stoca serverele pentru că este necesară o încăpere care să corespundă tehnic, sigură, și cu un sistem de răcire adecvat. Un mic buncăr.

Stațiile de lucru: Cel mai probabil ai deja computere de birou pentru angajații tăi dar dacă îți dorești un ERP on premise, vei avea nevoie de o stație de lucru centrală cu o capacitate mai mare decât un simplu PC.

Configurare:  Instalarea unui ERP este doar o parte din proces. Partea de configurare a setărilor așa cum le dorești,  (de ex. profilele utilizatorilor, interfața, seturile de indicatori) poate costa în plus dacă vrei să o facă  implementatorul pentru tine.

Testare: nu  toate firmele de ERP oferă testări gratuite sau teste de orientare. Majoritatea includ materiale despre cum se poate opera în sistem, dar dacă nu te descurci sau crezi ca mai e nevoie de asistență pas cu pas, poți fii taxat

Training: Cel mai probabil, vei avea nevoie de mai multe zile pentru a învăța cum se folosește programul, pe lângă cele din testarea efectivă sau testul de orientare. Verifică înainte dacă există costuri pentru acestea.

Telefonie/gadgets: Nu te aștepta ca toți angajații tăi să fie deschiși la a-și folosi propriul telefon pentru activități legate de locul de muncă. Dacă ai un capital uman semnificativ ( de ex.în vânzări sau depozite), care va trebui să folosească programul sau aplicațiile de ERP oriunde ar fi, achizițonarea de telefoane inteligente ar putea să se adune la costul total al trecerii la un ERP.

Atunci când vrei să cumperi un  soft ERP, e aproape la fel ca atunci când vrei să cumperi un bilet de avion. Da.. costurile la prima vedere pot părea atractive dar, uneori se întâmplă să apară diverse alte costuri aferente iar  la total să-ți dea mai mult cu aproape încă jumătate din suma inițială. Este recomandat să clarifici toate aceste aspecte în prealabil cu partenerul de ERP care te interesează